Vorgehensweisen bei einem Internen Audit

Einleitung

• Dieses Audit ist eine objektive Bewertung des Qualitätssystems, bei der überprüft wird, ob das, was in der Praxis geschieht, auch beschrieben wurde und umgekehrt. Neben HACCP werden auch Produktschutz und Betrug bewertet.
• Dieses Audit sollte von Mitarbeitern durchgeführt werden, die grundsätzlich keine Verbindung zu der auditierten Abteilung haben. Denn Betriebsblindheit und “schnelle” Schlussfolgerungen können ein verzerrtes Bild ergeben.
• Dieses Audit sollte von Mitarbeitern durchgeführt werden, die für die Durchführung von Audits geschult sind. Der Prüfer muss in der Lage sein, die für die einzelnen Abteilungen geltenden Standards zu ermitteln. 
• Dieses Audit wird normalerweise von einer Person durchgeführt, kann aber auch von mehreren Personen durchgeführt werden. 
• (Einem Auditor wird Zugang zu allen relevanten Informationen gewährt. Dies erfordert die Zustimmung der Geschäftsleitung.) 
• Jeder Prüfer hat einen Lehrgang absolviert oder ist aufgrund seiner Position in der Lage, dieses Audit durchzuführen.
• Alle Informationen, die während des Audits bereitgestellt werden, werden VERTRAULICH behandelt! 

Vorrangiges Ziel der internen Audits ist eine kontinuierliche Bewertung, ob das Unternehmen die schriftlichen Verfahren und Anweisungen des Qualitätssystems einhält. 

Durchführung des Audits:

Bei der Überprüfung sollte untersucht werden, ob eine Abweichung ordnungsgemäß behandelt wurde und ob es unwahrscheinlich ist, dass das Problem in Zukunft wieder auftritt. 

Bei schwerwiegenden Abweichungen wird eine Zwischenprüfung durchgeführt. Der Fortschritt der Verbesserungspunkte wird im Auditbericht festgehalten. Ein Punkt kann nur dann aus dem Bericht gestrichen werden, wenn er nach der Überprüfung als abgeschlossen gilt. 

Punkte, für die bereits eine Verbesserungsmaßnahme geschrieben wurde, werden nicht noch einmal aufgeführt, es sei denn, es ist wichtig für die Klarheit und den Fortschritt. Es muss jedoch festgestellt werden, warum noch keine angemessenen Maßnahmen ergriffen wurden:

• Jede Abteilung wird mindestens 1 x pro Jahr auditiert. Dabei werden die verschiedenen Prozessschritte mit den dazugehörigen Produkten überprüft. 
• Bei jedem Audit werden zumindest die Kontrolle und die Kontrollmaßnahmen (CCP’s, QCP’s, LCP’s oder PRP’s und OPRP’s) und Qualitätsaspekte betrachtet. 
• Die getroffenen Maßnahmen werden hinsichtlich ihrer Umsetzung und Wirksamkeit bewertet. 
• Das Handbuch wird in der Umsetzung gespiegelt. 

Der Umfang der internen Audits wird so festgelegt, dass alle Aspekte des Lebensmittelsicherheits- und Qualitätssystems mindestens einmal im Jahr bewertet werden und mindestens einschließen: 

• Der HACCP-Plan (Lebensmittelsicherheitsplan) einschließlich der Aktivitäten zu seiner Umsetzung, wie z. B. die Auswahl und Bewertung von Lieferanten, Korrekturmaßnahmen, Verifizierung. 
• Das Programm für Vorbedingungen, wie Hygiene, Schädlingsbekämpfung usw. 
• Unternehmenspolitik 
• Pläne zum Schutz von Lebensmitteln und zur Verhinderung von Lebensmittelbetrug 
• Verfahren und Anweisungen
• Die Dokumentation 
• Produktion.

Audit-Berichte:

Vom Audit wird ein Auditbericht erstellt, der mindestens Folgendes enthält:

• Welche Aspekte bewertet wurden;
• Mit wem wurde gesprochen, welche Dokumente oder Formulare wurden bewertet, Nachweise; 
• Festgestellte Abweichungen;
• Bemerkung;
• welche Auffälligkeiten festgestellt wurden;
• Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen;
• Fristen und Zuständigkeiten

Beobachtungen:

Das interne Audit umfasst auch verschiedene Inspektionsrunden. Bei diesen Rundgängen werden die Produktionsumgebung, verschiedene Prozesse und Anlagen in Augenschein genommen. Es wird geprüft, ob sie sich im geeigneten Zustand für die Lebensmittelproduktion befinden. So werden z.B. Hygiene, Zustand und Anforderungen aus dem Präventivprogramm geprüft. Diese Kontrollen werden im iMIS-Audit-Client aufgezeichnet. Die Häufigkeit der Kontrollen richtet sich nach dem Risiko, aber für BRC-zertifizierte Unternehmen ist vorgeschrieben, dass die Kontrollen mindestens einmal pro Monat durchgeführt werden. 

Der durch QAssurance durchgeführte Quickscan ist ebenfalls Teil der internen Audits.

Audit-Planung:

Es gibt eine Planung für interne Audits. Alle Aktivitäten werden mindestens einmal pro Jahr auditiert. Jedes Audit im Plan hat einen festgelegten Umfang und behandelt eine bestimmte Aktivität oder einen Abschnitt des HACCP-Plans. Für BRC-zertifizierte Unternehmen ist es erforderlich, dass das interne Audit auf mindestens 4 verschiedene, über das Jahr verteilte Auditzeitpunkte aufgeteilt ist. Die Häufigkeit, mit der jede Tätigkeit auditiert wird, wird in Abhängigkeit von den Risiken und den Ergebnissen früherer Audits festgelegt.