Het overzicht maatregelingen voor Food Defense

Bedrijfsleiding

Voorbereiding op mogelijke knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten.

• De verantwoordelijkheid voor beveiliging is toegewezen aan de productieleiding.
• De kwaliteitsdienst houdt zich, d.m.v. het HACCP team overleg, bezig met de uitvoering en validatie van procedures en activiteiten m.b.t. voedselveiligheid, welke zij vertrouwelijk dienen te houden
• Met het calamiteitenplan, de blokkade procedure c.q. incidentenrapportage en de recallprocedure beschikt ons bedrijf over een strategie voor veiligheidsbeheer ter voorbereiding op en beantwoording van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten, zowel bedreigingen als daadwerkelijke gebeurtenissen, met inbegrip van het identificeren, isoleren en veiligstellen van het betrokken product.
• Het ontruimingsplan voor de noodevacuatie is opgesteld met inbegrip van het voorkomen van inbreuk op de veiligheidsvoorschriften gedurende de evacuatie.
• Alle plattegronden en productieschema’s worden op een veilige locatie buiten het bedrijf bewaard, d.m.v. de backupprocedure bij gecertificeerde bedrijven.
• We zijn bekend met het noodhulpsysteem in de gemeente
• Met de recallprocedure beschikt de bedrijfsleiding over 24-uurs contactinformatie voor plaatselijke, provinciale en landelijke politie-/brandweer-/reddings-/volksgezondheids-/veiligheidsdiensten
• Met de recallprocedure informeren we medewerkers wie de bedrijfsleiding moet waarschuwen over eventuele veiligheidsproblemen (24-uurs contacten)
• Met de procedure bedrijfsbeveiliging, HACCP training en kennisvragen personeel bevorderen we het voedselveiligheidsbesef door alle medewerkers aan te sporen om alert te zijn op eventuele aanwijzingen van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten of punten die kwetsbaar zijn voor dergelijke activiteiten en alle bevindingen te melden aan daartoe aangewezen leden van de bedrijfsleiding
• Met iMIS Food en het operationeel overleg beschikken we over een intern communicatiesysteem om de medewerkers te informeren over en op de hoogte te houden van relevante veiligheidskwesties
• Met de recallprocedure beschikken we over een strategie om met het publiek te communiceren (bijvoorbeeld, het aanstellen van een woordvoerder voor de media, het samenstellen van generieke persberichten en achtergrondinformatie, en het coördineren van persberichten met de betrokken overheden)

Toezicht

• Met de bezoekersregistratie, introductie van nieuw personeel en controlerondes wordt er passend toezicht gehouden op alle werknemers met inbegrip van reinigings- en onderhoudspersoneel, onderaannemers, personeel voor data-invoer en computeronderhoud en in het bijzonder nieuwe werknemers.
• Met de Food Defense Analysis, bouwtechnische keuring en de fotorapportages voeren we routinematige veiligheidsinspecties uit van gebouwen en terreinen met inbegrip van geautomatiseerde productielijnen, gas-, licht- en watervoorziening, en essentiële computer datasystemen (met de door de aard der werkzaamheden geboden frequentie) op aanwijzingen van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten of punten die kwetsbaar zijn voor dergelijke activiteiten

Strategie voor terugroepacties

• Met de recallprocedure hebben we de hiervoor verantwoordelijke persoon aangewezen en een plaatsvervanger.
• Met de recallprocedure dragen we zorg voor het correct omgaan met en het opruimen van teruggeroepen producten
• Met de recallprocedure leggen we de contacten, adressen en telefoonnummers van cliënten vast

Onderzoek naar verdachte activiteiten

• Met het HACCP team onderzoeken we bedreigingen of informatie over aanwijzingen van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten
• Met het HACCP team waarschuwen we de daarvoor in aanmerking komende wetshandhavings- en volksgezondheidsinstanties aangaande eventuele bedreigingen met of vermoedens van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten

Evaluatieprogramma

• Met het HACCP team evalueren we in het verleden geleerde lessen m.b.t. knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten en bedreigingen. Dit wordt meegenomen in de management review.
• Met het HACCP team reviseren en verifiëren we via de Food Defense Analysis, tenminste éénmaal per jaar, de effectiviteit van het veiligheidsbeheer (door bijvoorbeeld gebruik te maken van deskundigen van het eigen bedrijf of daarbuiten voor het houden van oefeningen m.b.t. knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten en het simuleren van terugroepacties en het beproeven van computerbeveiligingssystemen) en het programma dienovereenkomstig bijstellen, en deze informatie vertrouwelijk te houden.
• Met het HACCP team houden we onaangekondigde inspecties m.b.t. voedselveiligheid van alle daarvoor in aanmerking komende locaties in het bedrijf (met inbegrip van losplaatsen en opslagruimtes, waar van toepassing) met gebruikmaking van deskundigen van het eigen bedrijf of daarbuiten, en het vertrouwelijk houden van deze informatie
• Met het HACCP team verifiëren we dat ingehuurde beveiligingsfunctionarissen hun werk naar behoren doen, waar van toepassing

Menselijke factoren – medewerkers

Bij aanname van nieuw personeel verifiëren wij of alle nieuw aan te nemen medewerkers arbeidsgerechtigd zijn in overeenstemming met de bepalingen van de Wet.

Screening (voor, tijdens en na indiensttreding)

• De achtergrond van alle medewerkers wordt onderzocht (met inbegrip van seizoenwerkers, tijdelijke krachten, onderaannemers en vrijwilligers, ongeacht of ze direct zijn ingehuurd of middels een wervingsbureau) als passend voor hun functie, rekening houdend met de toegang die kandidaten zouden hebben tot kwetsbare punten in het bedrijf, en de mate waarin zij onder toezicht zullen staan en andere relevante factoren (bijvoorbeeld het inwinnen en verifiëren van werkreferenties, adressen en telefoonnummers, het laten uitvoeren van een strafbladonderzoek door de plaatselijke politie of door een daartoe gecontracteerde firma .

Dagelijkse werkopdrachten

• Wij weten, door onze personeelsplanning, wie er op het bedrijfsterrein is en wie er zou moeten zijn, en waar ze zich zouden moeten bevinden, dit voor iedere ploegendienst.
• De aanwezigheidsinformatie wordt regelmatig bijgewerkt.

Identificatie

• Er is een een systeem voor de positieve identificatie en herkenning dat is aangepast aan de aard van het personeelsbestand.
• Alle uitgegeven materialen worden ingenomen wanneer een medewerker niet langer meer verbonden is aan het bedrijf

Toegangsbeperking

• Medewerkers die onbeperkt toegang moeten hebben tot alle bedrijfsruimten zijn bekend.
• Periodiek worden de toegangsniveaus van alle medewerkers herzien.
• Medewerkers mogen alleen die ruimtes betreden die nodig zijn voor hun taakstelling en alleen gedurende normale werktijden.
• Alle uitgegeven materialen worden ingenomen wanneer een medewerker niet langer meer verbonden is aan het bedrijf

Persoonlijke bezittingen

• Persoonlijke bezittingen die in het bedrijf mogen worden binnengebracht zijn beperkt tot de kleedkamers/kastjes. Dit ligt ook vast in onze hygiëneprocedure.
• Er worden uitsluitend medicamenten voor persoonlijk gebruik die noodzakelijk zijn voor de gezondheid van de medewerkers toegelaten. Alle medicamenten voor persoonlijk gebruik worden naar behoren geëtiketteerd en mogen niet meegenomen worden in de productie. Dit ligt ook vast in onze hygiëne procedure. Er wordt op medicijnen gecontroleerd met behulp van de iMIS Audit rondes.
• Persoonlijke bezittingen mogen niet meegenomen worden in productie. Dit wordt gecontroleerd met behulp van de iMIS Audit rondes en ligt vast in onze hygiëne procedure.
• De inhoud van opbergkastjes van medewerkers wordt regelmatig geïnspecteerd, evenals tassen, pakketten, en voertuigen die zich op het bedrijfsterrein bevinden voor zover wij dit wettelijk mogen. De registratie vindt plaats via de iMIS Audit rondes.

Training in voedselveiligheidsprocedures

• Met de procedure bedrijfsbeveiliging, HACCP training en kennisvragen personeel bevorderen wij het voedselveiligheidsbesef, met inbegrip van informatie over hoe knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten of bedreigingen voorkomen, onderkennen, en te beantwoorden, in trainingsprogramma’s voor medewerkers, met inbegrip van seizoenswerkers, tijdelijke krachten, onderaannemers en vrijwilligers
• Met de procedure bedrijfsbeveiliging, HACCP traininig en kennisvragen personeel brengen wij periodiek het belang van veiligheidsprocedures onder de aandacht.
• Met de procedure bedrijfsbeveiliging, HACCP training en kennisvragen personeel bevorderen wij en moedigen wij de steun aan vanuit het personeel.

Ongebruikelijk gedrag

• Wij letten op ongebruikelijk of verdacht gedrag van onze medewerkers.

Gezondheid van het personeel

• Wij zijn alert zijn op abnormaliteiten in de gezondheidstoestand van medewerkers, die door de medewerkers vrijwillig gemeld worden, en absenties die een vroege aanwijzing zouden kunnen zijn van knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten (b.v. een ongewoon hoog aantal medewerkers die in dezelfde bedrijfsruimte werken en over een korte periode gelijksoortige symptomen melden), en zulke verschijnselen te melden aan plaatselijke volksgezondheidsinstanties.

Menselijke factoren – het publiek

Bezoekers

(bijvoorbeeld aannemers, vertegenwoordigers van leveranciers, bezorgers, cliënten, koeriers, vertegenwoordigers van verdelgingsbedrijven, accountants van buiten het bedrijf, inspecteurs, verslaggevers, excursies)

• Wij inspecteren de binnenkomende en uitgaande voertuigen, pakketten en aktetassen op verdachte, misplaatste of ongebruikelijke voorwerpen of activiteit, voor zover praktisch uitvoerbaar. De meeste controles vinden plaats bij de bezoekersregistratie, ontvangst goederen en uitgaand transport.
• De toegang tot het bedrijf is beperkt. Al het bezoek dient zich te melden en volgens de procedure bezoekers in te schrijven. Bezoek wordt altijd begeleid.
• De reden van het bezoek alvorens toegang te verlenen tot het bedrijf – pas op voor ongevraagde bezoekers wordt beoordeeld.
• De identiteit van onbekende bezoekers wordt geverifieerd. In onze procedure bedrijfsbeveiliging en in de trainingen wordt aandacht geschonken aan onbekende bezoekers. Elk personeelslid meldt dit aan de leidinggevende.
• De toegang tot locaties waar voedingsmiddelen worden verwerkt of opgeslagen is beperkt. Al het bezoek dient zich te melden en volgens de procedure bezoekers in te schrijven. Bezoek wordt altijd
• De toegang tot de kleedkamers is beperkt.

Bedrijfsruimte

Structurele beveiliging

• Het terrein is beveiligd.
• Alle deuren (met inbegrip van laad- en losdeuren die niet in gebruik zijn en niet worden bewaakt, en nooduitgangen), ramen, dakopeningen en dakluiken, ventilatieopeningen, ventilatiesystemen, bergruimtes, ruimtes voor het aanmaken en opslaan van ijs, zolders, opleggers, tankwagens, treinwagons en opslagtanks voor vloeistoffen, vaste stoffen en persgas, voor zover mogelijk, zijn afgesloten. Het afsluiten wordt met de iMIS Audit rondes gecontroleerd.
• De buitendeuren zijn zo goed mogelijk beveiligd en voorzien van alarm.
• Het aantal toegangswegen tot locaties die verboden zijn voor onbevoegden zijn geminimaliseerd.
• De losinstallaties zijn vergrendeld wanneer die niet in gebruik zijn en worden geinspecteerd voorafgaand aan het gebruik
• Alle uitgegeven sleutels worden bijgehouden in onze sleuteluitgifte.
• Het bedrijfsterrein is, met daartoe geschikte methodes, beveiligd.
• Alle plaatsen, voor zover praktisch mogelijk, die kunnen worden gebruikt om stoffen voor opzettelijke contaminatie tijdelijk te verbergen (bijvoorbeeld, het minimaliseren van hoekjes en gaatjes, valse plafonds) zijn geminimaliseerd.
• Er is voldoende binnen- en buitenverlichting met inbegrip van noodverlichting, waar van toepassing, om het bespeuren van verdachte of ongebruikelijke activiteiten te vergemakkelijken.
• Er is een beheersysteem voor voertuigen die vergunning hebben om op het bedrijfsterrein te parkeren.
• De parkeerplaatsen liggen niet in de buurt van locaties liggen waar voedingsmiddelen worden opgeslagen of verwerkt of van gas-, licht- en waterinstallaties, waar praktisch mogelijk.

Laboratoriumbeveiliging

• De toegang tot het laboratorium is beperkt.
• et laboratoriummateriaal komt niet buiten het laboratorium, behalve indien noodzakelijk voor bemonstering of andere rechtmatige activiteiten
• De toegang tot risicodragende stoffen is beperkt
• Er is een deskundige aangewezen, die verantwoordelijk is voor de integriteit van positieve controlestoffen
• De reagensen en positieve controlestoffen die in het bedrijf aanwezig dienen te zijn en het traceren daarvan is vastgelegd.
• Er wordt direct een onderzoek gestart naar ontbrekende reagensen of positieve controlestoffen of andere onregelmatigheden buiten een normaal variabiliteitsbeloop. De daarvoor in aanmerking komende wetshandhavings- en volksgezondheidsinstellingen m.b.t. onopgeloste kwesties, waar van toepassing, worden direct ingelicht.
• Het opruimen van overtollige reagensen en positieve controlestoffen windt plaats op een wijze waardoor het risico wordt geminimaliseerd dat deze als smetstof kunnen worden gebruikt.

Opslag en gebruik van giftige en toxische chemicaliën (bijvoorbeeld, reinigings- en ontsmettingsstoffen en verdelgingsmiddelen)

• Giftige en toxische chemicaliën in ons bedrijf tot wat benodigd is voor de bedrijfsvoering en het onderhoud van het bedrijf en wat op voorraad wordt gehouden voor verkoop is beperkt.
• De opslag van giftige en toxische chemicaliën is zo ver mogelijk verwijderd van voedselproductie- en opslagruimtes waar praktisch mogelijk.
• De opslagruimtes voor giftige en toxische chemicaliën die niet op voorraad worden gehouden voor verkoop zijn afgesloten. Tevens is de toegang beperkt. Het afsluiten van deze ruimtes wordt gecontroleerd met de iMIS Audit rondes.
• De giftige en toxische chemicaliën zijn correct geëtiketteerd. Controle hierop vindt plaats bij levering en met de iMIS Audit rondes.
• Er worden alleen goedgekeurde insecticiden en rodenticiden gebruikt. De plaagdierbestrijding is uitbesteed een een gespecialiseerd bedrijf. De MSDS worden jaarlijks geverifieerd.
• Alle giftige en toxische chemicaliën in het bedrijf aanwezig zijn worden geregistreerd en zijn traceerbaar.
• Bij de voorraadtelling wordt onderzoek naar ontbrekende voorraden of andere onregelmatigheden buiten een normaal variabiliteitsbeloop onderzocht. Indien nodig wordem de daarvoor in aanmerking komende wetshandhavings- en volksgezondheidsinstellingen m.b.t. onopgeloste kwesties, waar van toepassing, ingelicht.

Bedrijfsvoering

Binnenkomende materialen en aannemerswerkzaamheden

• Wij maken uitsluitend gebruik van erkende en goedgekeurde leveranciers van producten en diensten. Dit volgens onze procedure leveranciers en leverancierbeoordeling.
• Onze leveranciers, aannemers en expediteurs nemen passende maatregelen in praktijk m.b.t. voedselveiligheid. Dit volgens onze procedure leveranciers en leverancierbeoordeling, bezoekers en hygiënemaatregelen.
• Alle etikettering, verpakkingsconfiguraties en dateringssystemen voor productcodering/verloopdatum (waar van toepassing) voor binnenkomende materialen voorafgaand aan ontvangst van de lading en met name voor nieuwe producten worden gecodeerd.
• Indien noodzakelijk vragen wij om afgesloten en/of verzegelde voertuigen/containers/treinwagons, en, indien verzegeld, vragen wij het zegelnummer op van de leverancier en verifiëren wij bij ontvangst. Wanneer een zegel is verbroken voor bijvoorbeeld een inspectie door een overheidsinstelling of als gevolg van meervoudige leveringen bewaken wij de veiligheid.
• Wij vragen aan de expediteur om de locatie van de lading ten allen tijde te verifiëren, waar praktisch mogelijk.
• De leveringsroosters zijn bekend. Bij vertraagde of gemiste zendingen wordt een onderzoek gestart en worden leveringen of chauffeurs afgewezen.
• Wij houden toezicht op het lossen van binnenkomende materialen, met inbegrip van leveringen buiten normale werktijden. Dit volgens onze ontvangst procedure.
• Bij ontvangst wordt het product en de ontvangen hoeveelheid vergeleken met het product en de hoeveelheid als besteld en het product en de hoeveelheid als vermeld op de factuur en verladingsdocumenten, rekening houdend met eventuele bemonstering voorafgaand aan ontvangst. Dit is ook vastgelegd in onze procedure.
• Verladingsdocumenten met verdachte wijzigingen worden onderzocht.
• Alle binnenkomende materialen, met inbegrip van ingrediënten, persgas, verpakking, etikettering, geretourneerde producten, en materialen voor research & development op aanwijzingen van knoeierij, contaminatie of beschadiging of “vervalsing” worden geweigerd.
• De controle wordt geverifieerd en gevalideerd. Waarbij gekeken wordt naar het nut en of de controle aanwijzingen voor knoeierij aan het licht heeft gebracht.
• Verdachte voedingsmiddelen worden geweigerd.
• De aangewezen wetshandhavings- en volksgezondheidsinstellingen m.b.t. aanwijzingen van knoeierij, “vervalsing” of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten worden gewaarschuwd bij afwijkingen.

Opslag

• Er is een procedure voor ontvangst, opslag en verwerking van ontzette, beschadigde, geretourneerde en gemodificeerde producten, waardoor hun potentieel om gecompromitteerd te raken of de veiligheid van andere producten te compromitteren wordt geminimaliseerd
• Alle binnenkomende materialen en in gebruik zijnde materialen met inbegrip van ingrediënten, persgas, verpakking, etiketten, hergebruikte producten, gemodificeerde producten en geretourneerde producten zijn traceerbaar. Dit is vastgelegd in onze traceringsprocedure.
• Ontbrekende of overtollige voorraden of andere onregelmatigheden buiten een normaal beloop van variabiliteit worden onderzocht. Onopgeloste kwesties worden gemeld aan de daartoe aangewezen wetshandhavings- en volksgezondheidsinstellingen, waar van toepassing.
• Productetiketten worden op een veilige locatie bewaard. Verouderde of afgedankte productetiketten worden vernietigd.
• Hergebruik van containers, transportverpakking, karton en dergelijke, wordt geminimaliseerd, waar praktisch mogelijk.

Beveiliging van gas- licht- en watervoorzieningen

• De toegang tot regelmechanismen voor luchtcirculatie, water, elektriciteit en koeling is zoveel mogelijk beperkt.
• Niet-gemeentelijke waterputten, standpijpen, opslagruimtes en verwerkingsinstallaties zijn beveiligd.
• Watersystemen en tankwagens zijn voorzien van terugloopstops
• Waar praktisch mogelijk, wordt het watersystemen gechloreerd. En wordt de chloreringsapparatuur bewaakt, in het bijzonder voor niet-gemeentelijke watersystemen.
• Regelmatig worden niet-gemeentelijke bronnen getest op drinkbaarheid, ook op basis van steekproeven. Wij zijn alert zijn op veranderingen in het profiel van de resultaten
• Wij blijven opmerkzaam op eventuele waarschuwingen in de media m.b.t. problemen met de openbare watervoorziening, waar van toepassing.
• Wij hebben alternatieve bronnen voor handen voor gebruik tijdens noodsituaties waarbij de gewone watersystemen gecompromitteerd. Dit ligt vast in ons calamiteitenplan.

Eindproducten

• Wij hebben passende veiligheidsmaatregelen bij publieke opslagbedrijven en vervoersbedrijven (voer- en vaartuigen)
• Wij voeren onaangekondigde inspecties van opslagruimtes, voer- en vaartuigen uit.
• Wij evalueren het nut van het testen van eindproducten teneinde knoeierij of andere kwaadwillige, misdadige of terroristische activiteiten aan het licht te brengen
• Wij verzoeken om afgesloten en/of verzegelde voertuigen/containers/treinwagons en het doorgeven van het zegelnummer aan de ontvanger
• Wij vragen van onze expediteur of hij de capaciteit beschikt om de locatie van de lading ten allen tijde te verifiëren
• Wij stellen de ophaalroosters en het afwijzen van ophaling vast.
• Al onze eindproducten zijn traceerbaar.
• Wij stellen een onderzoek in naar ontbrekende of overtollige voorraden of andere onregelmatigheden buiten een normaal beloop van variabiliteit en het melden van onopgeloste kwesties aan de daartoe aangewezen wetshandhavings- en volksgezondheidsinstellingen, waar van toepassing
• Ons verkooppersoneel is getraind om alert te zijn op vervalste producten en om de bedrijfsleiding te waarschuwen bij eventuele ontdekking van problemen.

Postpakketten

• In onze FDA procedure is de veiligheid van binnenkomende brieven en pakketten zeker gesteld

Toegang tot computersystemen

• De toegang tot geautomatiseerde stuursystemen van procedés en essentiële datasystemen is beperkt tot diegenen die beschikken over toereikende bevoegdheden.
• De toegang tot de computersystemen, wanneer een medewerker niet langer aan het bedrijf is verbonden, wordt ingetrokken.
• Wij hebben een traceersysteem voor computertransacties
• Periodiek evalueren wij de toereikendheid van anti-virussystemen en procedures voor het maken van reservekopieën van essentiële computerdatasystemen
• De beveiliging van het computersysteem wordt gevalideerd.