Hoe ziet de procedure voor documentatie eruit?

In deze procedure is vastgelegd hoe er wordt gedocumenteerd en geregistreerd.

Het kwaliteitshandboek is vastgelegd in iMIS en is digitaal. Elke wijziging wordt vastgelegd in het systeem en er is inzichtelijk welke wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van een vorige versie van het document. De laatste datum van wijzigen is het versienummer. Tevens worden de registraties bewaard in het 32 mappen systeem. Dit systeem is zowel hardcopy als digitaal. Om kritische registraties in de toekomst ook goed beschikbaar te hebben, is er afgesproken om deze in te scannen en digitaal te bewaren. Er is een beleid ten aanzien van bevoegdheden rondom documenten. Door middel van het toekennen van inlogcodes met wachtwoorden en bevoegdheden is geregeld wie documenten kan inzien of wijzigen. Door middel van dagelijkse elektronische back-ups wordt voorkomen dat documenten verloren gaan.

Definities

De volgende soorten documenten zijn opgenomen in ons digitale handboek:

• Procedure: In een procedure worden afdelingsoverschrijdende activiteiten vastgelegd. In een procedure staan de stappen vermeld welke doorlopen moeten worden door verschillende afdelingen om het gewenste eindresultaat te bereiken.
• Instructie: In een instructie staat vermeld hoe een handeling, binnen de afdeling, uitgevoerd dient te worden.
• Formulier: Een formulier is bedoeld als informatiedrager en dient als communicatiehulpmiddel tussen de verschillende afdelingen.
• Specificaties: Hierin liggen de vastgestelde constanten vast. Specificaties zijn bedoeld als naslag werk.

Verantwoordelijken & verantwoordelijkheden

De kwaliteitsdienst:

• Beheerst de verschillende documenten en draagt zorg dat de gebruikte documenten van het kwaliteitshandboek, actueel en correct zijn;
• Is verantwoordelijk voor het jaarlijks actualiseren van het handboek;
• Is verantwoordelijk voor het beoordelen van aangevraagde aanpassingen en het doorvoeren hiervan.

Aanpassen van documenten

De wijziging van documenten vindt plaats volgens de iMIS handleiding. Wijzigingen worden automatisch geregistreerd. Verlopen documenten worden verwijderd. In het wijzigingen-logboek blijft het verwijderde document bestaan.

Bewaartermijnen documenten en formulieren

Alle wijzigingen worden geregistreerd en bewaard in iMIS. Registratieformulieren met betrekking tot voedselveiligheid en productie worden minimaal gedurende de houdbaarheid +12 maanden bewaard. Gegevens voor traceerbaarheid worden minimaal 3 jaar bewaard.

Vernietiging van documenten

Alle uitgeprinte documenten welke vertrouwelijke informatie bevatten worden onleesbaar gemaakt. Dit kan door versnippering dan wel door het onleesbaar maken van de tekst. Documenten worden afgevoerd als papier afval.

Opmerking

Wanneer er fouten worden gemaakt bij registraties (d.w.z. ingevulde metingen) kunnen deze aangepast worden. Echter alleen met de vermelding van:

• Reden wijziging;
• Door wie;
• Datum en tijd;
• Paraaf.