QESH manager gezocht! Waar moet je opletten?

Hoe richt je de QA functie goed in?

Vanuit dit oogpunt is het voor een Food bedrijf belangrijk dat de QA functie goed is ingericht. Maar hoe richt je deze functie goed in? Een bedrijf moet voldoen aan meer dan 2000 kwaliteitseisen en er zijn meer dan 400 wetswijzigingen per jaar. Als aan de Retail wordt geleverd komt ook vanuit deze hoek een behoorlijk eisenpakket op het bedrijf af en leveranciers moeten goed in de gaten worden gehouden, daar een fout desastreuse gevolgen kan hebben voor het bedrijf.

De meeste problemen binnen Food bedrijven hebben een externe oorzaak, daar het bedrijf over de eigen processen wel dagelijkse controle heeft. De complexiteit van Food Safety vereist een professionele inrichting van de QA functie. Om de analogie te gebruiken van het bouwen van een huis, is bij deze inrichting een expert nodig: een architect.

In ons geval is een architect nodig die verstand heeft van Food Safety en bedrijfskunde, die in staat is om de Food Safety complexiteit binnen een Food bedrijf te analyseren, te beoordelen en de juiste inrichting van de QA functie kan ontwerpen.

De juiste inrichting van de QA-functie is een continu proces

Door de snelle veranderingen in de markt, kan het voorkomen dat het gekozen ontwerp niet langer voldoet. De huidige NVWA handhaving op het gebied van Listeriabeheersing stelt nieuwe eisen aan zowel de houdbaarheid van het eindproduct, als de inrichting van de productieproces en productontwikkeling. Wie binnen het bedrijf pakt dit op en zorgt ervoor dat bijvoorbeeld de 5000 gesneden kaasvarianten bij de Retail geen maximale houdbaarheid van 4 dagen krijgen?

De huidige QA-functie bij veel food bedrijven is niet ingericht om bovenstaande issues adequaat en pro-actief aan te pakken. Pas wanneer de NVWA de eerste boetes uitdeelt of een “ongehoorzaam” bedrijf uit de sector als voorbeeld stelt, komen de meeste bedrijven in actie om nieuwe thema’s op te pakken.

Vanuit het systeemdenken is het goed om niet alleen naar de QA functie binnen het bedrijf te kijken maar naar het gehele Food Safety Systeem. Welke structuur en processen zijn binnen het bedrijf noodzakelijk om pro-actief te kunnen voldoen aan nieuwe eisen en wensen vanuit de markt? Zorg ervoor dat bij deze structuur en processen de HACCP systematiek altijd een cruciaal onderdeel is bij iedere genomen beslissing inzake verandering of aanpassing van de manier van werken.

De QA functie binnen het Food bedrijf kan worden onderverdeeld in de volgende aandachtsgebieden (systeemeisen):

1.1 Process requirements | HACCP gevalideerde processen, routing goed beschreven

1.2 Product requirements | Opstellen van de juiste sjablonen en o.a. microbiologische parameters die worden afgegeven

2.1 Training | Er voorzorgen dat het hele bedrijf qua Food Safety (HACCP), fraude, defense, allergenen etc.. Weet wat er moet gebeuren.

2.2 QA support | Daar waar nodig met Food Safety kennis een bijdrage leveren aan de lijnorganisatie

2.3 Procedures | Up to date handboek faciliteren dat moet worden worden nageleefd

2.4 Quality Documents | Up to date documentatie in huis faciliteren waarmee aantoonbaar aan de eisen wordt voldaan, zoals kalibratiecertificaten, eigen registraties, specificaties.

3.1 Ingrediënts | Weten welke grondstoffen worden gebruikt en of de recepturen up to date zijn

4.1 Business system | Controleren of het gehele bedrijf werkt volgens het opgestelde QA systeem.

Het uiteindelijke ontwerp van structuur en processen om proactief te kunnen voldoen aan nieuwe eisen en wensen vanuit de markt gaat dus verder dan een QA afdeling. Minimaal 80% van de QA functie binnen een bedrijf is onderdeel van de manier van werken en vindt plaats binnen inkoop, verkoop, productie, ontwikkeling, IT, personeelszaken etc.

Conclusie

Een goed ingerichte QA functie binnen een Food bedrijf begint bij een directie die beseft dat de complexiteit van Food Safety een professionele inrichting van de organisatie vereist, die verder gaat dan het aannemen van een QESH manager.