Deming cirkel en certificeringsmanagement

Certificatingsmanagement

Certificeringsmanagement: Als levensmiddelenbedrijf moet u rekening houden met voedselkwaliteitsnormen. Zowel business-to-business klanten als retailers eisen vaak dat een leverancier gecertificeerd is volgens een door het Global Food Safety Initiative (GFSI) erkende norm: BRC Food, IFS Food, FSSC22000 of SQF. Het is daarom belangrijk om het beheer van deze certificering onderdeel te maken van de bedrijfsvoering: certification management (CM). Wanneer we de Deming cirkel toepassen op certificeringsmanagement zijn hier bij de volgen stappen van toepassing:

Toepassen Deming Cirkel voor certificeringsmanagement

Plan

Zorg ervoor dat het certificeringstraject volgens auditprotocol wordt afgesproken:
De schema eigenaren leggen de certificerende instellingen een auditprotocol op, waaraan ze zich moeten houden. In het certificeringstraject met de klant worden de hier uit voortkomende afspraken vastgelegd in het contract en de planning van de audit.

Do

Zorg ervoor dat het certificeringstraject volgens auditprotocol wordt uitgevoerd:
De auditor moet gekwalificeerd zijn om de audit uit te voeren, en heeft dus de kwalificaties nodig voor jouw producten en processen. Door deze
kwalificaties op te vragen voorkom je situaties als” “He, jullie begassen ook het product, dat mag ik niet controleren”. In de auditplanning staat ook
hoelang een auditor op locatie en in de productie aanwezig moet zijn. Wanneer de auditor afwijkt van dit protocol, wordt het certificering in gevaar gebracht,
maar ook het recht van de certificerende instellen om een schema te auditen en uiteindelijk zelfs de wereldwijde accreditatie van zo’n certificerende instelling.
Zorg er zelf voor dat de geconstateerde non-conformities van de audit op tijd worden opgelost en gerapporteerd.

Check

Controleer of het certificeringstraject volgens auditprotocol is gerapporteerd, zodat je zeker weet dat er geen verrassingen komen. Neem zelf het auditrapport compleet door en controleer het rapport op consistentie met de uitvoering. Kloppen de aantal dagen op locatie en waren alle mensen genoemd in het verslag
ook daadwerkelijk aanwezig? Staan ook alle HACCP en grondstofgevaren benoemd die klanten (in Nederland i.v.m. infoblad 64) willen zien terugkomen? Controleer het auditproces ook nogmaals met het afgesloten contract, zie je de afspraken terug in het rapport en de factuur? Incongruenties in bezoekregistratie, rapportage en facturatie zijn een jaar later nog waarneembaar en hierdoor potentiele tijdsbommetjes voor de certifering.

Act

Meldt issues in het certificeringstraject die niet volgens auditprotocol zijn verlopen. En zorg ervoor dat dit allemaal schriftelijk wordt vastgelegd. Uiteindelijk houdt het schemajou ervoor verantwoordelijk dat je de dienst certificering bij de goede certificeringsinstelling inkoopt. Het is net zoals bij de financiele rapportage van je bedrijf, de accountant maakt misschien een fout, maar het is jouw rapportage en in dit geval: jouw certificaat.