Food Safety Compliance en Systeemdenken

Systeemdenken in de levensmiddelenindustrie

Geschreven door: Carl Unis (Principal, Unis Complexity Solutions) en Cees van Elst (Eigenaar, QAssurance)

Productkwaliteit en voedselveiligheid staan hoog op de agenda en de voedselbranche wordt in toenemende mate geconfronteerd met stijgende kwaliteitskosten.

Jaarlijks wordt een bedrijf geconfronteerd met meer dan 400 wetswijzigingen op het gebied van HACCP, bedrijfsinrichting, etikettering, additieven en allergenenmanagement. Normen zoals FSSC 22000, BRC en IFS stellen meer dan 2000 eisen aan een voedselproducent en klanten eisen inhoudelijke informatie over de geleverde producten. Daardoor betaalt een voedselbedrijf een hoge rekening voor een kwaliteitsafdeling, de benodigde software en de adviseurs die moeten worden ingeschakeld voor aanvullende expertise.

Vaak is de kwaliteitsafdeling bemand met personen met een voedsel(technologische), microbiologische achtergrond, voedselveiligheid gaat natuurlijk over voedsel. Maar als we goed naar het thema kijken, gaat het over het managen van voedselveiligheid, waarbij de nadruk ligt op het managen van alle actoren die impact kunnen hebben op voedselveiligheid.

De opleiding technische bedrijfskunde is gespecialiseerd in het management van (voedsel)technologische thema’s in het bedrijfsleven. De opleiding op de TUE in Eindhoven startte in 1969 met een lezing over de systeemdenken, de basis voor technologisch management.

Systeemdenken is een wetenschappelijke benadering die tracht overzicht van het geheel te behouden, in plaats van zich te concentreren op afzonderlijke onderdelen zonder te overwegen welke rol deze delen in het groter geheel spelen. Men beschouwt het gedrag van een systeem (bijvoorbeeld een ecosysteem) niet als een simpele keten van oorzaak-gevolgrelaties, maar als het samenspel van met elkaar interagerende deelsystemen, waarbij terugkoppeling een belangrijke rol speelt.

Systeemdenken vereist een holistische kijk op het te bestuderen systeem. Dit wil zeggen dat er niet alleen naar de afzonderlijke deelsystemen gekeken wordt, maar vooral ook naar de manier waarop zij wisselwerking vertonen en naar hun plaats in het geheel.

Wanneer we vanuit een helikopter view kijken naar het management van voedselveiligheid, dan zijn er 5 hoofdactoren.

1. het voedselbedrijf
2. de klanten en consumenten van het bedrijf
3. de leveranciers van het bedrijf
4. de Food wetgeving, waaraan moet worden voldaan (license to produce)
5. de Food kwaliteitstandaarden, waaraan het bedrijf zich heeft gecommitteerd (license to sell)

Binnen het voedselbedrijf zijn er verschillende afdelingen en rollen aangaande voedselveiligheid. Het management bepaalt de doelstellingen van het bedrijf en alloceert de investeringen. Het is belangrijk dat de leiding investeert in de juiste structuur en systemen voor voedselveiligheid, waardoor het bedrijf goed kan presteren: business performance management (BPM).

Door de kwaliteitsafdeling de juiste taken, verantwoordelijkheden en middelen te geven kan er structureel worden gewerkt aan een goede voedselveiligheidscultuur binnen het bedrijf. Ook is het belangrijk dat er op verschillende niveaus verbetercirkels worden geïnstitutionaliseerd. Senior management bekijkt minimaal jaarlijks of de doelstellingen en investeringen leiden tot het gewenste resultaat en de operationele leiding werkt met een centrale actielijst waarin geconstateerde issues curatief (de correctie) en preventief (de corrigerende maatregel) worden opgelost. Het HACCP team heeft een belangrijke validerende en verifiërende rol binnen het bedrijf. Door de verschillende afdelingen te laten deelnemen aan dit team, zorgt het management voor de juiste signalering mechanismes in het bedrijf en voelt iedereen zich ook verantwoordelijk voor eventuele maatregelen ter verbetering van de voedselveiligheid binnen het bedrijf.

De klanten van het voedselbedrijf zijn afhankelijk van de voedselveiligheidsprestatie van het bedrijf. Het bedrijf dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van de klanten en consumenten aangaande de geleverde producten en diensten: demand relationship management (DRM). De klanten gebruiken deze producten en diensten weer voor het produceren, verkopen van voedsel en uiteindelijk wordt dit voedsel door een consument gekocht, eventueel bereid en geconsumeerd. Hierbij is het belangrijk dat in de voedselketen bekend is dat van het levensmiddel de ingrediënten, voedingswaarden en allergenen bekend zijn en de eventuele vanuit HACCP genoodzaakte borgingsstappen, zodat een mogelijk nog in het product aanwezig zijnde specifiek voedselveiligheid gevaar wordt gereduceerd tot een aanvaardbaar niveau.

De leveranciers van het voedselbedrijf hebben de grootste impact op de voedselveiligheidsprestatie van het bedrijf. De meeste recalls worden ook veroorzaakt door de leveranciers van Food bedrijven. Als Food bedrijf heb je het beste grip op je eigen prestaties, omdat je deze zelf managet en kunt monitoren. De leverancier daarentegen levert zijn prestaties op basis van een goede leveranciersselectie en beoordeling, waarbij continu moet worden gevalideerd en geverifieerd of alle HACCP gevaren wel zijn geborgd. De leverancier dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van het Food bedrijf aangaande de geleverde producten en diensten: supply relationship management (SRM). Het Food bedrijf gebruikt deze producten en diensten weer voor het produceren, verkopen van voedsel en uiteindelijk wordt dit voedsel geconsumeerd. Hierbij is het belangrijk dat in de voedselketen bekend is dat van het levensmiddel de ingrediënten, voedingswaarden en allergenen bekend zijn en de eventuele vanuit HACCP genoodzaakte borgingsstappen, zodat een mogelijk nog in het product aanwezig zijnde specifiek voedselveiligheid gevaar wordt gereduceerd tot een aanvaardbaar niveau.

Als Food bedrijf dien je rekening te houden met alle facetten van de levensmiddelen wetgeving. De wetgeving in de EU is bijvoorbeeld zo ingericht, dat je als voedselbedrijf zelf verantwoordelijk bent voor de voedselveiligheid. Wetgeving heeft veel impact op het kader waarin een Food bedrijf kan opereren. Het is daarom belangrijk om het managen van deze wetgevingsissues onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering: legislation management. Het bedrijf dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van vanuit de wetgeving aangaande de inkoop, productie, opslag, transport en levering van producten en diensten. Vanuit de wetgeving zijn de randvoorwaarden voor Food bedrijven vastgelegd in prerequiste programs, en maken HACCP en verplichte microbiologische validatie en verificatie onderdeel uit van de regels. Ook worden er eisen gesteld aan de Recall procedure, etikettering van levensmiddelen en traceerbaarheid. In Nederland worden zelfs in samenwerking met de belastingdienst EDP audits uitgevoerd, waarbij de gehele financiële administratie wordt gerelateerd aan de tracering en monitoring van de goederenstroom. Deze exercitie heeft al geresulteerd in de sluiting van Food bedrijven.

Als Food bedrijf dien je rekening te houden met de Food kwaliteitstandaarden. Zowel business to business klanten als de retailers eisen vaak dat een leverancier is gecertificeerd voor een standaard die door de Global Food Safety Initiatie is erkend: BRC Food, IFS Food, FSSC22000 of SQF. Het is daarom belangrijk om het managen van deze certificering onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering: certification management. Het bedrijf dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van vanuit deze normen aangaande de inkoop, productie, opslag, transport en levering van producten en diensten. Vanuit de normen zijn de randvoorwaarden voor Food bedrijven vastgelegd in prerequiste programs, en maken naast HACCP, TACCP en VACCP onderdeel uit van de regels.

Wat komt er allemaal kijken bij het managen van voedselveiligheid?

Het managen van voedselveiligheid binnen Food bedrijven kun je onderverdelen in 4 hoofdthema’s:

1. Specifications: het opvragen, opstellen, afgeven en borgen van specificaties aangaande grondstoffen, halffabricaten, processen en eindproducten, waarmee voldaan wordt aan wettelijke normen en klanteneisen.
2. Quality activities: het opstellen, naleven en borgen van product en procesparameters middels procedures, taakomschrijvingen en verantwoordelijkheden waarmee voldaan wordt aan wettelijke normen en klanteneisen.
3. Traceability: het registreren van alle informatiestromen en gerelateerde handelingen aangaande grondstoffen, halffabricaten, processen en eindproducten, waarmee voldaan wordt aan wettelijke normen en klanteneisen (transparency en consumer intimacy).
4. Assessment: het toetsen of de product en procesparameters en de daaraan gerelateerde procedures, taakomschrijvingen en verantwoordelijkheden voldoen aan de wettelijke normen en klanteneisen die worden gesteld.

• Geeft mijn bedrijf de juiste productspecificaties af aan de klant en staan hierop de minimaal wettelijk juiste microbiologische criteria op?
• Is het kwaliteitshandboek momenteel up to date met alle nieuwste procesomschrijvingen, taken en verantwoordelijkheden en zijn deze goed bekend binnen de organisatie?
• Worden alle grondstoffen en eindproducten goed geregistreerd en is bekend welke grondstof via welke bewerking en eindproduct bij de klant is terechtgekomen? Wordt de status van het traceersysteem binnen het bedrijf goed gecontroleerd?
• Is er een totaaloverzicht aan relevante wetgeving waaraan het bedrijf moet voldoen en zijn eventuele door de Food Safety Authority opgelegde boetes bij de directie en de certificerende instelling bekend?

Wanneer je de 5 hoofdactoren aangaande Food Safety management combineert met de 4 hoofdthema’s, dan verkrijg je de volgende definitie:

 De volgende Food Safety Compliance Matrix kan worden opgesteld:

Food Safety Compliance Matrix:

	Management of	Specifications	Quality Activities	Traceability	Assessment
Quality Standards	Certification
Customers & Consumers	Demand Relationships
Food Company	Business Performance
Suppliers	Supply Relationships
Legislation	Legislation

Met deze matrix kunnen de 4 hoofdthema’s aan de 5 hoofdactoren worden gerelateerd:

	Management of	Specifications	Quality Activities	Traceability	Assessment
Quality Standards	Certification	Standard requirements	Operational framework	Test, certification body informed	HACCP, TACCP, VACCP, standard based practice
Customers & Consumers	Demand Relationships	Product, process requirements	Demand Information Center	Products, specifications	Customer satisfaction, consumer needs
Food Company	Business Performance	Product, process and people requirements	Training, support, procedures, quality documents and database	Ingredients, semi-products,  final products	Business System
Suppliers	Supply Relationships	Product, process and people requirements	Supply Information Center	Raw materials, services, specifications	Supplier selection and performance
Legislation	Legislation	Legal requirements	HACCP and prerequisite program	Food Safety Authority informed	HACCP, legal based practice

We hebben de Food Safety Compliance eisen voor het Food bedrijf uitgewerkt:

De QA functie binnen het Food bedrijf kan worden onderverdeeld in de volgende aandachtsgebieden (systeemeisen):

1. Specifications

1.1 Process requirements | HACCP gevalideerde processen, routing goed beschreven
1.2 Product requirements | Opstellen van de juiste sjablonen en o.a. microbiologische parameters die worden afgegeven
1.3 People requirements | Vastleggen van de benodigde kennis en kunde die voor Food Safety nodig is

2. Quality activity monitoring

2.1 Training | Er voorzorgen dat het hele bedrijf qua Food Safety (HACCP), fraude, defense, allergenen etc.. Weet wat er moet gebeuren.
2.2 QA support | Daar waar nodig met Food Safety kennis een bijdrage leveren aan de lijnorganisatie
2.3 Procedures | Up to date handboek faciliteren dat moet worden worden nageleefd
2.4 Quality Documents | Up to date documentatie in huis faciliteren waarmee aantoonbaar aan de eisen wordt voldaan, zoals kalibratiecertificaten, eigen registraties, specificaties.
2.5 Quality Database | Status van de QA verbetercirkel: PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA), opvolging van openstaande acties

3. Traceability

3.1 Ingrediënts | Weten welke grondstoffen worden gebruikt en of de recepturen up to date zijn
3.2 Semi-products | Weten welke product status in iedere afdeling aanwezig is, ook qua allergenenprofiel (eis van BRC)

4. Assessment

4.1 Business system | Controleren of het gehele bedrijf werkt volgens het opgestelde QA systeem.

	Management of	Specifications	Quality Activities	Traceability	Assessment
Quality Standards	Certification
Customers & Consumers	Demand Relationships
Food Company	Business Performance	1.1, 1.2, 1.3	2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5	3.1, 3.2	4.1
Suppliers	Supply Relationships
Legislation	Legislation

Geresumeerd bestaat Food Safety Compliance management uit:

1. het voedselbedrijf: business performance management
2. de klanten en consumenten vam het bedrijf: demand relationship management
3. de leveranciers van het bedrijf: supply relationship management
4. de Food wetgeving, waaraan moet worden voldaan (license to produce): legislation management
5. de Food kwaliteitstandaarden, waaraan het bedrijf zich heeft gecommiteerd (license to sell): certification management

In het bedrijfsleven wordt nog nauwelijks naar deze visie gehandeld. De kwaliteitsprestatie van een voedselbedrijf wordt gerelateerd aan het behalen van een FSSC222000, BRC Food of IFS Food certificaat, dit is maar 5% van het Food Safety Compliance management.Food Safety Compliance management vereist ook andere capaciteiten dan een kruistabel maken van een GFSI erkende norm. Het bedrijf moet ingericht zijn op het continu signaleren van nieuwe wetgeving en standaardeisen, en ook dient er pro-atief te worden geanticipeerd op verandererende consumentenwensen en eventuele issues in de Global Food Supply Chain.

Het aanstellen van een Food Safety Compliance Officer kan een eerste begin zijn om het bedrijf te transformeren tot een echt Sense and Response bedrijf aangaande food safety.