Food Safety learning voor het levensmiddelenbedrijf

Inleiding Food Safety learning

Dit artikel gaat over het lerend vermogen van een Food organisatie aangaande Food Safety. Bij Food Safety management is het belangrijk om op tijd opkomende risico’s te signaleren en hierop te anticiperen. Wanneer een bedrijf aantoonbaar de Food Safety risico’s beheerst,heeft dit een positieve impact op het vertrouwen in het bedrijf en de daaraan gerelateerde prestaties. Hoe richt je een lerende organisatie in aangaande Food Safety? 

Allereerst, wat komt er allemaal kijken bij het managen van voedselveiligheid?

5 Hoofdactoren Food Safety learning

Wanneer we vanuit een helikopter view kijken naar het management van voedselveiligheid, dan zijn er 5 hoofdactoren.

• het voedselbedrijf
• de klanten en consumenten van het bedrijf
• de leveranciers van het bedrijf
• de Food wetgeving
• de Food kwaliteitstandaarden

Voedselbedrijf

Binnen het voedselbedrijf zijn er verschillende afdelingen en rollen aangaande voedselveiligheid. Het management bepaalt de doelstellingen van het bedrijf en alloceert de investeringen. Het is belangrijk dat de leiding investeert in de juiste structuur en systemen voor voedselveiligheid, waardoor het bedrijf goed kan presteren: business performance management (BPM).

Klanten

De klanten van het voedselbedrijf zijn afhankelijk van de voedselveiligheidsprestatie van het bedrijf. Het bedrijf dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van de klanten en consumenten aangaande de geleverde producten en diensten: demand relationship management (DRM).

Leveranciers

De leveranciers van het voedselbedrijf hebben de grootste impact op de voedselveiligheidsprestatie van het bedrijf. De meeste recalls worden ook veroorzaakt door de leveranciers van Food bedrijven. Als Food bedrijf heb je het beste grip op je eigen prestaties, omdat je deze zelf managet en kunt monitoren. De leverancier dient zijn activiteiten goed af te stemmen op de eisen en wensen van het Food bedrijf aangaande de geleverde producten en diensten: supply relationship management (SRM).

Wetgeving

Als Food bedrijf dien je rekening te houden met alle facetten van de levensmiddelen wetgeving. De wetgeving in de EU is bijvoorbeeld zo ingericht, dat je als voedselbedrijf zelf verantwoordelijk bent voor de voedselveiligheid. Wetgeving heeft veel impact op het kader waarin een Food bedrijf kan opereren. Het is daarom belangrijk om het managen van deze wetgevingsissues onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering: legislation management (LM).

Standaarden

Als Food bedrijf dien je rekening te houden met de Food kwaliteitstandaarden. Zowel business to business klanten als de retailers eisen vaak dat een leverancier is gecertificeerd voor een standaard die door de Global Food Safety Initiatie is erkend: BRC Food, IFS Food, FSSC22000 of SQF. Het is daarom belangrijk om het managen van deze certificering onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering: certification management (CM).

Wanneer je de 5 hoofdactoren aangaande Food Safety management combineert met de 4 hoofdthema’s waaraan de QA afdeling normaliter aan werkt , dan verkrijg je de volgende definitie:

Food Safety Compliance management

Food Safety Compliance management: Management of business performance, demand and supply relations, legislation and certification with regard to Food Safety, taking into specifications, quality activities, traceability and assessment.

Vanuit het systeemdenken kun je deze managementactiviteiten vanuit verschillende perspectief uitvoeren. Afhankelijk van de belangrijkheid van de activiteit kun je de organisatie hiervan op verschillende niveaus inrichten.

Niveau van activiteiten inrichting Food Safety learning

De activiteiten die binnen een bedrijf plaatsvinden kunnen op verschillende niveaus worden ingericht. Afhankelijk van de belangrijkheid van een activiteit is een bepaald systeemniveau noodzakelijk.

Activiteit

de activiteit wordt uitgevoerd zonder van te voren gestructureerd de input of output van de activiteit vast te leggen en/of af te stemmen.

Procesmatig

de activiteit wordt uitgevoerd met gestructureerde vastlegging van de input of output van de activiteit tussen 2 actoren.

Systematisch

de activiteit wordt uitgevoerd met gestructureerde vastlegging van de input of output van de activiteit en controle hierop tussen 2 actoren.

Keten

een set van vooraf gedefinieerde activiteiten tussen meerdere actoren worden uitgevoerd met gestructureerde vastlegging van de input of output van de activiteiten en controle hierop.

Holistisch

een set van vooraf gedefinieerde activiteiten tussen meerdere actoren worden uitgevoerd met gestructureerde vastlegging van de input of output van de activiteiten en controle hierop, waarbij ook rekening wordt gehouden met de signalering op invloeden van buitenaf (triggers) die kunnen leiden tot nieuwe noodzakelijke taken en activiteiten.

Connectiviteit fases

De wijze waarop de activiteiten worden uitgevoerd binnen het bedrijf geven een indicatie aangaande de connectiviteit in de organisatie. In een organisatie met een goede infrastructuur en vooraf gedefinieerde processen en systemen zullen bedrijfskritische activiteiten minimaal op systeem niveau zijn georganiseerd, waardoor de Deming cirkel (Plan-Do-Check-Act) kan plaatsvinden.

Intraconnected

Het bedrijf is ingericht op de connectiviteitsfases activiteit en proces. Er vindt een activiteit plaats binnen het bedrijf, waarbij er afstemming plaatsvindt over de input en/of output van deze activiteit.

Interconnected

Het bedrijf is ingericht op de connectiviteitsfases systeem en keten. Er vindt een activiteit plaats binnen het bedrijf en met direct betrokken actoren in keten (relaties: leveranciers en klanten), waarbij er afstemming plaatsvindt over de input en/of output van deze activiteit en een vooraf gedefinieerde controle wordt uitgevoerd op de input en output en feedback wordt gegeven over het resultaat van de activititeit.

Extraconnected

Het bedrijf is holististisch ingericht. Er vindt een activiteit plaats binnen het bedrijf, in de keten en met (in) direct betrokken actoren op de output van het bedrijf (zoals controlerende instanties als de Food Safety Authority en certificerende partijen) waarbij er afstemming plaatsvindt over de input en/of output van deze activiteit en een vooraf gedefinieerde controle wordt uitgevoerd op de input en output en feedback wordt gegeven over het resultaat van de activititeit.

Organisatievormen Food Safety learning

De connectiviteitsfases van een bedrijf staan in directe relatie tot het lerend vermogen van de organisatie. Een intraconnected organisatie is meer naar binnen gericht dan een inter of extraconnected organisatie. Hierdoor zal zo’n bedrijf minder im staat zijn om op tijd opkomende voedselveiligheidsrisico’s of wetgeving te signaleren waarop pro-actief moet worden geanticipeerd. Hieronder worden deze drie organisatievormen verder toegelicht.

Intraconnected organisatie

Het bedrijf is intern gericht. Binnen het voedselbedrijf wordt samengewerkt op basis van input en output. Er vindt weinig afstemming plaats tussen afdelingen. Vragen van klanten en consumenten worden ad hoc en reactief behandeld. Dit geldt ook voor klachten richting leveranciers van het bedrijf. Er is geen overzicht van de nieuwste Food wetgeving en onaangekondigde audits worden niet behaald omdat niet continu aan alle certificeringseisen wordt voldaan. Het bedrijf weet dat er iets is gebeurt met een Food Safety thema of weet dat er iets gebeurt. In Nederland zijn er bijvoorbeeld sinds eind 2018 aangescherpte regels aangaande Listeria Monocytogenes beheersing. Er zijn bedriven geweest die hier niet op tijd op hebben geanticipeerd, waardoor bijvoorbeeld de THT dtum van de geproduceerde maaltijden terug moesten van 10 naar 4 dagen. Dit had grote gevolgen voor de Supply Chain. Een gerookte zalm producent kon hierdoor niet meer exporteren en zag de omzet hierdoor halveren

Interconnected organisatie

Het bedrijf werkt op een systematische manier en is ketengericht. Binnen het voedselbedrijf wordt samengewerkt op basis van de Deming-cirkel (Plan-Do-Check-Act). Er vindt goede afstemming plaats tussen afdelingen. Vragen van klanten en consumenten worden routinematig en pro-actief behandeld. Dit geldt ook voor klachten richting leveranciers van het bedrijf. Er is overzicht van de nieuwste Food wetgeving en deze is binnen het hele bedrijf bekend en onaangekondigde audits zijn geen probleem omdat continu aan alle certificeringseisen wordt voldaan. Het bedrijf weet dat er iets gebeurt met een Food Safety thema of weet zelfs waarom iets gebeurt. Na een bezoek van de Food Safety Authority weet een bedrijf bijvoorbeeld dat er werkt moet worden aan houdbaarheidsstudies voor Listeria Monocytogenes en gaat hiermee aan de slag, met log 2 als maximale uitgroei waarde. Bij een volgend bezoek van de Food Safety Authority worden toch alle houdbaarheden van de producten teruggezet op max. 4 dagen THT, omdat de Food Safety Authority in de tussentijd de eisen in hun guidelines (in Nederland Infoblad 85) heeft aangepast naar maximaal 0,5 log groei. Een grote producent van vleeswaren werd hierdoor gesloten.

Extraconnected organisatie

Het bedrijf werkt compleet ge-integreerd en is holistisch ingericht als een echte lerende organisatie. Binnen het bedrijf kent iedereen zijn rol en maakt deel uit van de sense and response functie aangaande de signalering van kansen en risico’s die vanuit de wereld impact kunnen hebben op het bedrijf. Het bedrijf weet waarom er iets gebeurt met een Food Safety thema of weet zelfs dat er iets gaat iets gebeuren. De Food Safety Authority in Nederland publiceert in Infoblad 85 de gewenste methodiek waarmee Listeria Monocytogenes moet worden beheerst. Dit infoblad wordt jaarlijks vernieuwt met nieuwe eisen aangaande de beheersing. Food bedrijven moeten zich daarom dusdanig organiseren dat ze op de hoogte zijn van wijzigingen in dit Infoblad, waardoor ze blijven voldoen. Dit geldt ook voor andere thema’s zoals bijvoorbeeld de beheersing van Ethyleenoxide in sesamzaad.

Food Safety Compliance: de stadia van lerend vermogen

Deze stadia van connectivity kunnen gebruikt worden om het lerend vermogen van de organisatie te typeren op het gebied van Food Safety Compliance.

Getting Connected:
Food Safety management wordt procesmatig aangestuurd, iedereen werkt volgens instructies die gelden voor de afdeling.

Networking:
Food Safety management wordt systematisch aangestuurd en er ook is er aandacht voor ketenborging, waarbij er wordt gewerkt volgens afdelingsoverschrijdende routines en afspraken.

Sense and Response:
Food Safety management is holistisch ingericht aangaande de externe risico’s die impact kunnen hebben op de totale prestatie van het bedrijf.

Deze Food Satefy learning stadia kun je toepassen op de definitie van Food Safety Compliance management: Management of business performance, demand and supply relations, legislation and certification with regard to Food Safety, taking into specifications, quality activities, traceability and assessment.

Certification management (CM)

Getting Connected	Networking	Sense and Response
het kwaliteitssysteem is ingericht volgens de standaarden, maar is niet op de hoogte van nieuwe doctrines. Een maand voor de audit worden alle zeilen bijgezet, een onaangekondige audit is geen goed idee.	het kwaliteitssysteem is ingericht volgens de standaarden en nieuwste richtlijnen. Doordat er systematisch wordt gewerkt kan een onaangekondigde audit zonder problemen plaatsvinden. Er is een centrale actielijst voor certificeringsissues.	Ook de GFSI richtlijnen worden gemonitoord om op tijd te kunnen anticiperen op wijzigingen in de kwaliteitsstandaarden. Het bedrijf gaat in protest bij het niet functioneren van de auditor omdat er kennis is van de standaard maar ook het complete certificeringsproces.

Demand Relationship Management (DRM)

Getting Connected	Networking	Sense and Response
Klantenvragen worden reactief beantwoord en productspecificaties worden op aanvraag afgegeven, waarbij er na een jaar geen overzicht is aan wie wat is toegezegd. Een klantenaudit leidt tot teleurstelling bij de klant, omdat de gemaakte afspraken niet bekend zijn binnen het bedrijf en niet worden nageleefd.	Er is een bedrijfsbrede systematiek voor klantencommunicatie, waarin vast wordt gelegd wie wat communiceert. Er wordt aantoonbaar gewerkt volgens extra klanteneisen en een klantenaudit leidt tot extra binding met de klant. Er is een centrale actielijst voor klantenissues.	Er is bekend welke thema’s belangrijk worden voor de klanten en hierop weordt pro-actief geanticipeerd. Maatschappelikj verantwoord ondernemen en ketentransparantie zijn onderdeel van de klanten aanpak, waarbij er wordt samengewerkt aan verbetering.

Business Performance Management (BPM)

Getting Connected	Networking	Sense and Response
Er zijn instructies op afdelingsniveau, bij een afwijking wordt de afdelingsmanager erbij betrokken. Er is een overzicht van acties op afdelingsniveau, vastgelegd in de notulen van het afdelingsoverleg. Er is geen bedrijjfsbrede actielijst die centraal wordt gemanaged.	Er is een bedrijfsbrede systematiek voor Food Safety, waarin is vastgelegd wie wat uitvoerd. Er wordt aantoonbaar gewerkt volgens de eisen en een interne audit leidt tot betrokkenheid en bedrijfsbrede verbeteringen die via de centrale actielijst worden opgepakt.	Er is een  holistische aanpak voor Food Safety, waarin is vastgelegd wie wat uitvoerd. Er wordt aantoonbaar gewerkt aan het signaleren en opvolgen van de nieuwste Food Safety issues en er wordt samen met leveranciers, klanten en brache-organisaties gewerkt aan transparantie en vertrouwen binnen de Global Food Supply Chain.

Supply Relationship Management (SRM)

Getting Connected	Networking	Sense and Response
Er zijn inkoopspecificaties voor leveranciers opgesteld, maar er is  geen overzicht van afspraken. Er is geen bedrijfsbrede systematiek voor leverancierscommunicatie, waarin vast wordt gelegd wie wat communiceert.	Er is een bedrijfsbrede systematiek voor leverancierscommunicatie, waarin vast wordt gelegd wie wat communiceert. Er wordt aantoonbaar gemonitoord op de naleving van de leveranciersafspraken en een audit op locatie bij de leverancier leidt tot extra binding. Er is een centrale actielijst voor leveranciersissues.	Er is bekend welke thema’s belangrijk worden binnen de leveranciersrelatie en hierop weordt pro-actief geanticipeerd. Maatschappelijk verantwoord ondernemen en ketentransparantie zijn onderdeel van de leveranciers aanpak, waarbij er wordt samengewerkt aan verbetering.

Legislation Management (LM)

Getting Connected	Networking	Sense and Response
het kwaliteitssysteem is ingericht volgens de wetgeving, maar is niet op de hoogte van de nieuwste wetgeving of interpretaties. Een maand voor een systeemaudit worden alle zeilen bijgezet, een onaangekondigd bezoek van de Food Safety Authority leidt vaak tot een waarschuwing of boeterapport.	het kwaliteitssysteem is ingericht volgens de wetgeving en nieuwste richtlijnen. Doordat er systematisch wordt gewerkt kan een onaangekondigde audit zonder problemen plaatsvinden. Er is een centrale actielijst voor wetgevingssissues.	Ook nieuwe wetgevingsprocessen worden gemonitoord om op tijd te kunnen anticiperen op wijzigingen in de wetgeving en handhaving. Het bedrijf gaat in protest bij het niet functioneren van de Food Safety Authority omdat er kennis is van de wetgeving maar ook van het complete handhavingssproces.

Conclusie Food Safety learning

De mate van connectivity van het bedrijf zegt veel over het lerend vermogen van het bedrijf. Food Safety Compliance management richt zich op het borgen van risico’s waarbij het bedrijf een holistische aanpak nodig heeft aangaande Food Safety, Food Defense en Food Fraud. Naast de basisvoorwaarden voor Food bedrijven, moet een  bedrijf zo zijn georganiseerd dat de Hazard Analysis of Critical Control Points (HACCP), Threat Analysis of Critical Control Points (TACCP) en Vulnerability Analysis of Critical Control Points (VACCP) up to date blijven. Het uitvoeren van een HACCP, TACCP of VACCP studie alleen is hierbij niet voldoende.

Het bedrijf moet zich richten op een holistische aanpak voor business performance, demand and supply relations, legislation and certification waardoor een lerende organisatie ontstaat aangaande Food Safety Compliance en het bedrijf weet wat er gaat gebeuren, zodat de bijbehorende risico’s pro-actief kunen worden gemanaged.