Het systeem: iMIS Food Audit
iMIS Food bevat een managementsysteem voor controlerondes en incidentenrapportage dat kan worden afgestemd op reeds aanwezige systemen. Met het auditrapportagesysteem kunnen met een handheld en computer controlerondes worden gelopen. Deze rondes worden automatisch gerapporteerd. De controlerondes worden voorgeschreven in het generieke gedeelte van het handboeksysteem. Vanuit BRC en IFS is het bijvoorbeeld een eis om een inventarisatielijst van glas te hebben en deze te toetsen. Door deze glaslijst op te nemen in de handheld, kan de controle worden vastgelegd. Dit geldt ook voor andere controlerondes, zoals schoonmaakresultaat, schoonmaakuitvoer, hygiënisch werken, etc. Afhankelijk van de omvang van het bedrijf kunnen controlerondes worden gecombineerd tot bijvoorbeeld een weekronde.
Naast het verrichten van controlerondes, kan het systeem ook worden gebruikt voor het rapporteren van incidenten. Een kapotte lamp kan met dezelfde glaslijst als incident worden gemeld. Alle geconstateerde onvolkomenheden of mogelijkheden tot verbetering kunnen op deze manier worden verzameld.
Alle bevindingen komen in een centraal overzicht terecht voor corrigerende maatregelen. In dit overzicht kan de oorzaak van het probleem worden vastgelegd en uiteindelijk kan door middel van een eindcontrole (verificatie) worden vastgelegd dat het probleem is opgelost. Met deze manier van werken heeft het bedrijf aantoonbaar dat alle zaken zijn gecontroleerd. Wel is het belangrijk om de controlelijsten te vernieuwen wanneer bijvoorbeeld een nieuwe machine wordt geplaatst. Dit vereist aanpassing van o.a. de schoonmaakcontrole.
Werken met het iMIS Food Audit levert de volgende voordelen op:
Efficiëntie
- Automatisch verwerking van controlerondes
- Automatisch overzicht van de openstaande acties
- Geen zaken over het hoofd zien
- Zelf rapportage kunnen voor-definiëren
- Automatische aanmaak van de gewenste rapportages
- Zoekfunctie naar gelopen controlerondes
- Veel efficiëntere aanpak dan op papier
- Dagelijkse rapportage van openstaande acties
- Halvering van de kosten van de uitvoering van controlerondes
Zekerheid
- Uitvoering van de juiste controles op het juiste moment
- Continu voldoen aan de controles van de standaarden
- Tijdige uitvoering van corrigerende acties
- Geen verrassingen bij klantenaudits of incidenten
- Professionele aanpak voor incidentenrapportage
- Professioneel auditsysteem
Kwaliteit
- Continu bekend of de rondes op tijd worden gelopen
- Tijdregistratie van een controleronde
- Inzicht in het up-to-date zijn van de inhoud
- Aantal wijzigingen per jaar geeft managementinformatie
- Gelopen audits zijn beschikbaar via het intranetsysteem
- Realisatie van betrokkenheid in de organisatie
Impressie 1: werken met het iMIS Food Audit
iMIS Food bevat een complete Plan-Do-Check-Act systeem voor controles. Aan de hand van voor gedefinieerde controlerondes worden eventuele afwijkingen gerapporteerd, zodat deze via een centrale actielijst verder kunnen worden afgehandeld.
Via telefoon/tablet/pc kunnen hygiënecontroles, glascontroles,
schoonmaak controles (zie handbook 2) worden uitgevoerd en gerapporteerd.
Per controlelijst kan worden bepaald of de gecontroleerde items standaard al ok zijn, of dat per item moet worden ingevuld wat de uiteindelijke waarde is. Verder kan via <actie> knop een eventuele non-conformiteit worden gerapporteerd.
Bij deze actie kan vervolgens worden aangegeven of het probleem direct is verholpen en kunnen voor gedefinieerde opmerkingen worden gekozen, om uiteindelijke analyses te vergemakkelijken. Ook kun je zelf een toelichting geven en eventuele documenten en foto's meesturen ter verheldering van het geconstateerde probleem.
Wil je meer zien van iMIS Food?
Plan dan geheel vrijblijvend een online demo in!
Toepassing iMIS Food Audit
Bedrijf
Met iMIS Food is binnen het gehele bedrijf bekend welke controleronde wanneer moet worden uitgevoerd. De planning van de controlerondes is via intranet beschikbaar. In een overzichtelijke planningskalender staat vermeld welke ronde wanneer dient te worden uitgevoerd. Tevens worden in deze kalender de daadwerkelijk gerealiseerde rondes weergegeven. Vanuit de kalender kunnen de ingevulde controlelijsten worden geraadpleegd.
De controlerondes zijn nauw verbonden met het kwaliteitssysteem. Hierin wordt omschreven hoe de controleronde dient te worden uitgevoerd en wat te doen bij afwijking. Alle afwijkingen komen automatisch in een overzicht. Per afwijking kan worden aangegeven wie het wanneer gaat oplossen. Hiermee weet het bedrijf continu de status van de openstaande acties.
Wetgeving
De wet eist dat een voedselbedrijf netjes schoon is. De overheid kan een bedrijf niet verplichten tot het uitvoeren van schoonmaakcontrolerondes, maar in geval van overheidscontrole, is het handig om aan te kunnen tonen dat het bedrijf iedere dag is gecontroleerd op de schoonmaak. Hetzelfde is het geval bij glasbreuk. Indien tot de vorige controle een lamp nog steeds heel was, dient in het ergste geval alleen vanaf dat moment de productie te worden geblokkeerd. In het geval van een recall is het handig wanneer met het auditsysteem veel historie is vastgelegd, zodat snel kan worden aangetoond hoe er is gehandeld
Klanten
Ook klanten voeren audits uit. Zij toetsen of het auditsysteem conform planning verloopt. Met iMIS Food staat het bedrijf nooit voor verrassingen. Ook zal de klant onder de indruk zijn van de manier van werken. Sommige klanten kunnen specifieke controles wensen. Door deze controles uit te voeren met iMIS Food, kunnen deze klanten automatische rapportages krijgen van deze door hun gewenste keuringen.
Standaarden:
De huidige kwaliteitstandaarden eisen een secuur opgezet controlesysteem bij het bedrijf. Denk hierbij aan schoonmaakcontroles, gladcontroles, incidentenrapportage. Ook eisen de standaarden een goed systeem voor de communicatie van acties en afhandeling van corrigerende maatregelen. Met iMIS Food wordt aan al deze eisen op een efficiënte manier voldaan.
Leveranciers
Het auditsysteem kan ook worden ingericht met vragen voor een leveranciersaudit. Hierdoor kunnen leveranciers eenduidig worden gecontroleerd en is ook de afhandeling geautomatiseerd met auditrapportage. Ook kunnen eventueel ingangscontroles worden verricht met de auditsoftware.
De implementatie van iMiS Food Audit
- Uitleg handboeksysteem en training
- Activeren generieke iMIS Food informatie
- Bepalen bedrijfsspecifieke informatie aan o.a. procedures en instructies
- Toevoegen van de bedrijfsspecifieke informatie
- Introductie van het nieuwe handboeksysteem aan de collega’s
Heb je nog vragen over iMIS Food audit?
Neem gerust contact met ons op en we helpen je graag verder.
Impressie 2: werken met iMIS Food Audit
De uitgevoerde controle wordt per mail verstuurd, zodat iedereen snel op de hoogte is van het resultaat.
Ook zijn alle uitgevoerde controles doorzoekbaar gerapporteerd op het intranet. Naast dit overzicht is er ook een planningskalender waarin de geplande en uitgevoerde controles worden gerapporteerd.
Alle uitgevoerde controles zijn te raadplegen via het intranet.
iMIS Food biedt een centrale cockpit voor alle acties binnen het bedrijf.
Via het centrale ticket-systeem kunnen de acties verder worden
afgehandeld en toegewezen aan de juiste personen.
Vragen en support iMIS Audit
Heeft u vragen over het iMIS Audit?
Neem contact op met QAssurance. We leggen de voordelen van iMIS Audit. Ten eerste, waarom het systeem je voorbereid voor de audit, en tweede hoe het systeem je help bij de audit etc.
Gerelateerde artikelen
Veel klanten en bezoekers van deze pagina 'iMIS Food Audit Management systeem' bekeken ook de onderstaande artikelen en handleidingen:
