Was sollte man bei der Kommunikation beachten ?

Interne Kommunikation

Innerhalb unserer Organisation ist es wichtig, dass nicht nur die Unternehmenspolitik und die Ziele bekannt sind und verstanden werden, sondern auch alles, was mit der Lebensmittelsicherheit zu tun hat. Es ist wichtig, dass sich jeder an die Unternehmenspolitik und alles, was damit zusammenhängt, hält. Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, dass das HACCP-Team rechtzeitig und umfassend über Änderungen informiert wird, die Auswirkungen auf das Lebensmittelsicherheitssystem haben (können). Das HACCP-Team ist für die Umsetzung dieser Änderungen im System verantwortlich. Die Geschäftsleitung sorgt auch dafür, dass relevante Informationen in die Managementbewertung einfließen.

Um dies zu erreichen, gibt es folgenden Konsultationsstrukturen

– Unternehmensberatung, Management Besprechung

– Besprechung des HACCP-Teams

– HACCP-Meetings, monatlich oder vierteljährlich

– Besprechung der Abteilung

– Leistungs- und Bewertungsgespräche

– Besprechung zur Produktentwicklung

Über jedes Meeting wird ein Protokoll geführt.

Zusätzlich zu den geplanten Besprechung finden viele Besprechungen informell statt.

Um sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeiter auch über die geltende Unternehmenspolitik, Hygiene usw. geschult ist, werden alle neuen Mitarbeiter vor Beginn ihres ersten Arbeitstages informiert. Sie müssen dies mit ihrer Unterschrift bestätigen.

Darüber hinaus findet eine Einarbeitung statt.

Während der Schulung zeigt die Wirksamkeitskontrolle auf der Grundlage von Wissensfragen, Überprüfungen, Audits usw. deutlich, ob die Unternehmenspolitik verstanden und umgesetzt wird. Die Kommunikation, die Unternehmenspolitik und die Ziele werden zurückgemeldet und im Managementteam diskutiert. Auf der Grundlage der Ergebnisse wird jedes Jahr geprüft, ob die Kommunikation geändert werden sollte.

Politik zur Meldung von Missständen (Whistleblower-Politik)

Es wurde ein unabhängige Vertrauensperson ernannt, dem Angelegenheiten in Bezug auf Produktsicherheit, Integrität, Qualität, Rechtmäßigkeit und Arbeitsbedingungen bei Bedarf anonym gemeldet werden können. Die Vertrauensperson sorgt dafür, dass die anonymisierten Informationen bei den richtigen Personen (der Geschäftsleitung) landen, die der Meldung nachgehen und Maßnahmen ergreifen müssen. Die Geschäftsleitung sorgt dafür, dass ohne unnötige Verzögerung alle notwendigen Korrekturen und Maßnahmen ergriffen werden, um Abweichungen in Bezug auf die Produktintegrität und deren Ursachen zu beseitigen. Dem Meldenden entstehen durch die Meldung keine Nachteile.

Externe Kommunikation

Die externe Kommunikation zu den Stakeholdern in Bezug auf das Lebensmittelsicherheitssystem erfolgt u.a. über die Geschäftsleitung, den Vertrieb, den Einkauf und den Qualitätsmanager. Zu den Stakeholdern gehören Kunden (direkt und indirekt), Lieferanten von Produkten und Dienstleistungen, staatliche Stellen (wie das Amt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit), Zoll, Steuerbehörden, kommunale Behörden, zuständige Behörden, Arbeitsaufsichtsbehörden), Zertifizierungsinstitutionen, Handelsverbände und andere Parteien, die mit der Wirksamkeit oder Aktualisierung des Lebensmittelsicherheitsplans zu tun haben. Die Kommunikation mit Kunden kann zum Beispiel Folgendes umfassen:

– Produktinformation

– Ermittelte Gefährdungen

– vertragliche Vereinbarungen, Untersuchungen, Bestellungen, einschließlich Anpassungen

– Rückmeldungen von Kunden und / oder Verbrauchern, einschließlich Beschwerden

Gegebenenfalls wird die externe Kommunikation als Input für die Managementbewertung und die Aktualisierung des Lebensmittelsicherheitsplans verwendet.

Verwendung von Logos

Die Verwendung von Logos und Verweisen auf Standards in veröffentlichten Mitteilungen und auf dem Produkt erfolgt nur in Übereinstimmung mit den Regeln und Bedingungen, die in den jeweiligen Standards enthalten sind.

Benachrichtigung der Zertifizierungsstelle und der nationalen Behörde

Die Geschäftsleitung stellt sicher, dass die Zertifizierungsstelle und die nationale Behörde über alle Änderungen informiert werden, die sich auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken können, die Zertifizierungsanforderungen oder die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies beinhaltet mindestens: 

• jede Änderung des Namens der juristischen Person
• jede Änderung des Standorts der Produktionsstätte
• im Falle eines Vorfalls.

Der Leitfaden für die Berichterstattung der nationalen Behörde gibt an, wann die nationale Behörde zu informieren ist. Siehe hierzu das Rückrufverfahren. Tritt ein Vorfall im Bereich der Lebensmittelsicherheit auf, wird die Zertifizierungsstelle innerhalb von 3 Arbeitstagen informiert. Die Meldung des Vorfalls wird an die E-Mail-Adresse der Zertifizierungsstelle und an den leitenden Auditor (im CC) gesendet. Die nachstehenden Informationen müssen in der E-Mail enthalten sein. 

Betreff der E-Mail: Vorfallsmeldung – Name – Land – Firmenname 

1. Art des Vorfalls.

2. Rückrufdatum oder Vorfall: TT-MM-JJJJ.

3. Grund für den Rückruf oder den Vorfall.

4. Betroffene Produkte: Produktname und Chargen-/Loscode. Wie viel von welchem Produkt, wie viel wurde zurückgeschickt, wie wurde das zurückgeschickte Produkt behandelt, wie ist der Status des Produkts, das nicht zurückgeschickt wurde, usw.

5. Beschreibung der ersten Maßnahmen. Welche Maßnahmen wurden durchgeführt und/oder geplant, um die Wahrscheinlichkeit einer Wiederholung derartiger Vorfälle zu minimieren?

6. Ergriffene Maßnahmen und Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Vorfall.

7. Grundlegende Ursache des Problems.

8. Plan für Vorbeugemaßnahmen.

9. Wann das nächste Audit geplant ist.

10. Standard(s), nach denen die Organisation zertifiziert ist, wie BRC, IFS, FSSC 22000 usw..

Was verstehen wir unter einem Vorfall? 

• Wenn die nationale Behörde eine Strafe verhängt (Beanstandung).
• Alle Rückrufe von Produkten, die zu negativer Medienberichterstattung führen oder unter verschärfter Aufsicht stehen.
• Eine Gefahr für die öffentliche Sicherheit (z. B. Ausbruch einer Lebensmittelvergiftung oder Verletzung von Kunden).
• Beweise für Fehlverhalten (z. B. Betrug, Korruption u. a.).
• Öffentliche Beanstandung einer Aufsichtsbehörde, einer NGO oder eines großen Einzelhändlers.

Nur echte Rückrufe müssen der Zertifizierungsstelle gemeldet werden. Die Sperrung von Produkten, die sich im Lager oder unter der Kontrolle des Herstellers befinden (z. B. Lagerung bei einem Logistikdienstleister, aber noch nicht an einen Kunden geliefert), ist nicht meldepflichtig. Dies gilt auch für Überschreitungen von (z. B. MRL-)Werten, über die der Kunde informiert wird, bei denen aber nach Rücksprache mit der nationalen Behörde kein Rückruf erforderlich ist. Möglicherweise sind nicht alle Informationen bei der ersten Übermittlung verfügbar. In diesem Fall ist es wichtig, die Meldung rechtzeitig vorzunehmen, und zusätzliche Einzelheiten (z. B. über Ursache und Maßnahmen) können später hinzugefügt werden. 

Zugehörige Dateien

Rückrufverfahren