Beachtung bei Lieferanten & Lieferantenbewertungen

Allgemeines:

Der Einkauf von verschiedenen Produkten und Dienstleistungen darf nur bei zugelassenen Lieferanten erfolgen. Der Einkauf erfolgt nur, wenn mit dem Lieferanten ein Kaufvertrag (mit einer Produktspezifikation) abgeschlossen wurde und der Lieferant qualifiziert wurde. Dies gilt für Produkte und Dienstleistungen. 

Zugelassene Lieferanten:

Aus verschiedenen Gründen kann beschlossen werden, einen bestehenden Lieferanten zu ersetzen oder einen neuen Lieferanten zu suchen.

Häufig wird zunächst ein Muster erstellt, um die Qualität der Produkte zu beurteilen. Es besteht auch die Möglichkeit, den neuen Lieferanten zu auditieren. Dies hängt von dem Lieferanten und den Produkten/Dienstleistungen ab, die er liefern wird. 

Bei der Auswahl eines neuen Lieferanten werden die folgenden Punkte berücksichtigt: 

• Preis-Leistungs-Verhältnis; 
• Liefertreue; 
• Listung (falls erforderlich); 
• Zertifizierung
• Bekanntheit; 
• Verlässlichkeit;
• Händler oder Hersteller.

Wenn Sie sich für den Kauf bei einem neuen Anbieter entscheiden, müssen die folgenden Punkte im Voraus vorhanden sein (falls zutreffend): 

• Einkaufskontrakt; 
• Name des Herstellers;
• Erforderliche Spezifikationen; 
• Gesetzeskonforme Deklarationen und Füllmengen; 
• Notwendigkeit für die Kontrolle der Rohstoff-/Produktgefahren; 
• Analyseberichte im Voraus oder mit der Lieferung; 
• Eventuelle Kopien von Zulassungen (einschließlich Abfall) 
• Erklärungen zur Sachkunde (Zertifizierung, Wartung, Informationsbereitstellung). 

Die ersten Lieferungen werden genau überwacht, um zu beurteilen, ob die getroffenen Vereinbarungen erfüllt werden und / oder die Qualität, Sicherheit und der Preis den Vereinbarungen entsprechen. Nach der Genehmigung (nach einer Probelieferung) wird der Lieferant in die Liste der zugelassenen Lieferanten aufgenommen. Ein Produktlieferant wird nur mit einer GFSI-Zertifizierung oder einem Audit vor Ort zugelassen, bei dem Produktsicherheit, HACCP, GMP (gute Herstellungspraxis) und Rückverfolgbarkeit geprüft werden. Dieses Audit muss von einem erfahrenen und nachweislich kompetenten Produktsicherheitsauditor durchgeführt werden, wobei auch eine EU-Anerkennung ausreicht, wenn alle Auditberichte vorliegen. Bei ausgelagerten Produktions- oder Verpackungstätigkeiten muss eine GFSI-Akkreditierung jährlich erneuert werden und/oder das oben genannte Audit muss jährlich durchgeführt werden. Für diese Tätigkeiten sollten auch Prüfprotokolle für die ausgelagerten Arbeiten auf visuelle, chemische und / oder mikrobiologische Parameter erstellt werden.

Es wird geprüft, ob das zugekaufte Produkt oder der ausgelagerte Prozess in den Geltungsbereich des GFSI-Zertifikats fällt. 

Bei Lieferanten mit geringem Risiko reichen ein ausgefüllter Fragebogen und ein ausgefüllter Rückverfolgungstest aus. Dieser Fragebogen und die Rückverfolgbarkeitsprüfung müssen alle 3 Jahre erneuert werden. Darüber hinaus muss der Lieferant alle wesentlichen Änderungen im Voraus melden (Erklärung im Fragebogen). 

Bei Rohstoffen, die unter “Massengut” oder “landwirtschaftliche Erzeugnisse” fallen, kann eine Produktprüfung (z. B. MRL) ausreichen, um die Produktsicherheit und -qualität zu gewährleisten. 

In Ausnahmesituationen kann es erforderlich sein, Produkte von einem unbekannten Lieferanten zu beziehen. Dieser Notfall kann und sollte nur bei Lieferanten von Produkten oder Dienstleistungen eintreten, die keinen direkten Zusammenhang mit der Sicherheit oder Qualität unserer Produkte haben. In allen anderen Fällen müssen die erforderlichen Daten im Voraus vorliegen (es muss eine Risikoanalyse durchgeführt werden). 

Erforderliche Informationen:

Müssen ggf. vor der Lieferung vorhanden sein: 

• Die Spezifikationen; müssen aktuell und korrekt sein sowie den geltenden Anforderungen entsprechen. 
• Erklärungen zu GVO. 
• Erklärungen, dass die potenziellen Gefahren kontrolliert werden sollen. 
• Erklärungen für geschultes Personal (Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Wartung, usw.) 
• Analysebescheinigungen/COA. 
• Zulassungen (z. B. für Abfälle) 
• Erklärungen/Spezifikationen zur Lebensmitteleignung. 
• Verträge mit Befugnissen und Zuständigkeiten von externen Sachverständigen, die mit der Entwicklung, Umsetzung oder Überprüfung eines Managementsystems für Lebensmittelsicherheit beauftragt werden. 

Anpassungen:

Bei Änderungen im Produktionsprozess und / oder der Rezeptur muss unser Lieferant uns informieren. Änderungen, die die Lebensmittelsicherheit und die Produkteigenschaften direkt betreffen, müssen im Voraus mitgeteilt werden. 

Wenn in unserem Unternehmen Änderungen aufgrund kundenspezifischer Wünsche auftreten (z. B. nur niederländischer Ursprung), müssen diese kundenspezifischen Wünsche dem Lieferanten mitgeteilt und von ihm festgehalten werden. 

Alle Vertragsänderungen müssen vorher mitgeteilt und von beiden Parteien unterzeichnet werden. 

Registrierungen:

Für alle gelieferten Produkte ist bekannt, von welchem Lieferanten sie geliefert wurden. Dies dient unter anderem der Rückverfolgbarkeit. 

Lieferantenbewertung:

Jedes Jahr wird eine Lieferantenbewertung erstellt. Mit dieser Bewertung soll festgestellt werden, wie unsere Lieferanten “arbeiten” und ob wir der Meinung sind, dass sich dies ändern sollte. Die Lieferantenbewertung umfasst Lieferanten von Produkten, aber auch von Dienstleistungen (Wartung, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Forschung usw.). 

Die Lieferanten, die regelmäßig einmal in Jahr oder auf Vertragsbasis bewertet werden, liefern ein Produkt oder eine Dienstleistung. 

Gegebenenfalls werden für die Bewertung konkrete Daten und Interviews mit den zuständigen Einkäufern/Abteilungen herangezogen. Zu den für die Bewertung verwendeten Inputs gehören: 

• Reklamationen; 
• Fehler; 
• Fakturierung; 
• Einhalten von Terminen; 
• Unterstützung, falls gewünscht; 
• Bereitstellung von Informationen; 
• Mikrobiologische Erkenntnisse; 
• Erfahrungen mit den Produkten intern und bei den Kunden; 
• Verlässlichkeit; 
• Zusammenarbeit bei eventuellen Audits; 
• Beherrschung der Gefahren in Bezug auf:
  • Kreuzkontamination;
  • Fremde Bestandteile;
  • Chemische Kontamination/
  • Produktechtheit (Lebensmittelbetrug);
• Hohes/niedriges Risikoprofil (basierend auf den oben genannten Punkten).

Über diese Informationen wird ein Bericht erstellt. Wenn ein Lieferant einen Mangel hat, muss er ihn beheben. Erfüllt ein Lieferant die Erwartungen nicht in einer Weise, dass das Vertrauen verloren geht, wird der Kauf von Produkten gestoppt. Die Lieferanten, die einen Mangel aufweisen, erhalten ein Schreiben. Darauf wird eine schriftliche Antwort erwartet. 

Standards:

Bewertung der Standards	A	B	C	D
Beschwerden insgesamt*	0-5	5-10	10-15	>15
Falsche Lieferungen insgesamt	0-5	5-10	10-15	>15
Eingehaltene Termine (Gesamtkommentare)	Keine	1	2	>2
Unterstützung (Gesamtkommentare)	Keine	1	2	>2
Mikrountersuchungen* (Ablehnungen)	1	2-3	4-5	>5
Erfahrungen mit den Produkten intern und von Kunden (Gesamtkommentare)	Keine	1	2	>2
Verlässlichkeit (Gesamtkommentare)	Keine	1	2	>2
Beherrschung der Gefahren (Gesamtkommentare)	Keine	1	2	>2
Authentizität des Produkts	Keine	Keine	Keine	>1

*Beschwerden/Mikrountersuchungen im Zusammenhang mit der Lebensmittelsicherheit sind immer D.

Die niedrigste Punktzahl bestimmt die Bewertungsstufe:

Lieferanten der Stufe A → keine Maßnahmen erforderlich.

Lieferanten der Stufe B → zusätzliche Kontrollen während eines halben Jahres in Bezug auf die oben genannten Bewertungspunkte (müssen dann die Stufe A erreichen, andernfalls erhält der Lieferant ein Schreiben).

Lieferanten der Stufe C → müssen Verbesserungen vornehmen, um die Stufe A-B zu erreichen. 

Lieferanten der Stufe D → dürfen nicht mehr liefern, bis alles verbessert wurde.