Was ist ein Beispiel & Umsetzung für ein Notfallplan?

Unglücke

Obwohl wir versuchen, Schäden zu verhindern und zu reduzieren, ist es leider möglich, dass auch wir von Unglücken betroffen sind.

Unglücke in Form von:

– Feuer, Überschwemmungen, Naturkatastrophen

– (Bio-)Terrorismus

– Probleme mit Wasser-, Energie- und Transporteinrichtungen

– Ausfall von Kühlsystemen

– Verfügbarkeit von Personal, Streiks, (Grippe-)Epidemie

– Kommunikation

– Sabotage oder vorsätzliche Verunreinigung

– digitale Cyberangriffe oder Probleme mit der Sicherheit des Systems

– gefährliche Situationen in unserer Umgebung, Umwelt

– Arbeits-/Industrieunfälle

Um die Kontinuität unseres Unternehmens zu gewährleisten, haben wir die folgenden Maßnahmen in Bezug auf die Sicherheit, Qualität und Konformität getroffen.

Unbefugtes Personal oder unternehmensfremde sind verboten. Neue Mitarbeiter werden so weit wie möglich auf ihre Verlässlichkeit überprüft. Dies dient dazu, Mitarbeiter mit negativen Absichten so weit wie möglich abzuwehren.

Wir haben mit der Feuerwehr Vereinbarungen darüber getroffen, wie das Unternehmen im Falle eines Brandes zu löschen ist. Außerdem haben wir ein Notfallteam, das sich um kleinere Notfälle kümmert. Wir versuchen, so gut wie möglich über Baupläne, Verkehrsänderungen usw. informiert zu sein, die unseren Geschäftsbetrieb direkt oder indirekt gefährden können.

Wenn wir als Unternehmen von Bränden, Überschwemmungen usw. betroffen sind, bemühen wir uns nach Kräften, unsere Produktion an einen anderen Ort zu verlagern. Dies dient dem Schutz der Handlungsfähigkeit unseres Unternehmens.

Gefahren, die intern im Hinblick auf die Produktsicherheit auftreten können, sind im gesamten Qualitätssystem beschrieben. Die am besten geeigneten Verfahren hierfür sind:

– Vorbeugungsmaßnahmen.

– Quarantäne (Sperrung)

– Rückruf.

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass wir die Produkte stoppen und, falls gewünscht, vom Markt nehmen können.

Notfallplan

Wir tun alles, was wir können, um die Belieferung unserer Kunden zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, haben wir diesen Notfallplan erstellt. Dieser Notfallplan beschreibt, wie wir mit den Risiken umgehen bzw. diese bewältigen. Wenn Produkte nach einem Notfall möglicherweise zu einem Risiko geworden sind, wird das Rückrufverfahren angewandt. Interne Produkte werden gesperrt.

Natürlich kann nicht jedes Risiko durch einen “Plan” abgedeckt werden. Bei Notfällen, die nicht beschrieben sind, legt das Notfallteam die zu ergreifenden Maßnahmen fest.

Das Notfallteam besteht aus:

Dem Vorstand, Polizei 112. Gefahren können das Ergebnis vorsätzlicher Handlungen sein, wie z.B. Sabotage. Hierfür haben wir einen TACCP– und einen Lebensmittelabwehrplan erstellt.

Personalstreiks, Krankheit und Vandalismus

Ohne Personal können wir keine Produkte mehr herstellen. Um Streiks zu verhindern, wird intern alles getan, um das Engagement unserer Mitarbeiter hoch zu halten. Dies wird durch gute Beschäftigungsbedingungen und einem guten Betriebsklima erreicht. Wenn eine Welle von Krankmeldungen eintrifft, haben wir zu wenig Personal für die Produktion. Wir setzen in diesem Fall wenn möglich Leiharbeiter ein.

Kein Telefon

Wenn die Telefonleitungen ausfallen, können unsere Kunden keine Bestellungen mehr aufgeben. Um erreichbar zu bleiben, werden wir von unserem Provider eine erreichbare Handynummer angeben lassen. Kunden, die anrufen, hören, dass wir nicht unter der Standardnummer, sondern unter der angegebenen Handynummer erreichbar sind. Die Kunden können dann weiterhin telefonisch bestellen und wir können sie auf alternative Bestellmöglichkeiten wie E-Mail und Fax hinweisen. Außerdem sind wir über dieses System weiterhin für alle Fragen erreichbar.

Kein Wasser

Wenn es Probleme mit der Wasserversorgung oder der Wasserqualität gibt, können wir keine Endprodukte herstellen. Je nach Dauer der Störung wird die Produktion auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Bei längerer Dauer (> 24 Stunden) werden wir demineralisiertes Wasser oder Quellwasser liefern lassen. Dieses wird vom Wasserversorger bezogen.

Kein Strom

Wenn kein Strom geliefert werden kann, wird zwischen der Verlagerung der Produktion oder der Anmietung eines Notstromaggregats gewählt. Dieses wird von (…Name des Unternehmens) gemietet. Die Maßnahmen im Falle eines Kühlungsausfalls sind in unserer Gefahrenstudie beschrieben.

Kein Gas

Wenn wir keine Gaslieferungen mehr haben, können die Vorbereitungen nicht mehr stattfinden. Unser Gebäude wird dann auch nicht mehr beheizt. Für den Fall eines langfristigen Ausfalls muss eine Alternative gefunden werden. Dies hängt jedoch von der Störung ab. Es sind keine Alternativen verfügbar.

(Bio-)Terrorismus

Wir haben derzeit keine konkreten Hinweise darauf, dass Aktivisten Probleme mit unseren Produkten oder Arbeitsmethoden haben. Alle Türen sind geschlossen, um ungebetene Gäste in unseren Produktionsbereichen zu vermeiden. Die Türen können nur mit einer speziellen Schlüssel/ Karte oder von innen geöffnet werden. Besucher müssen sich am Empfang melden und dürfen die Produktion nur unter Aufsicht betreten. Unsere Mitarbeiter werden auch sofort bemerken, wenn sich Fremde in unserer Produktion aufhalten. Durch diese Kontrolle werden Risiken von Bio (Terrorismus) und böswilligen Personen verhindert. Die Zugangspunkte werden jährlich durch ein Audit überprüft.

Feuer

Im Falle eines Brandes wird das Feuer so weit wie möglich von unserem Notfallteam bekämpft. Wenn das Feuer jedoch zu groß ist, wird das Unternehmen sofort evakuiert. Im Rahmen unserer innerbetrieblichen Notdienstmaßnahmen wird selbstverständlich direkt die Feuerwehr verständigt. Die Feuerwehr wird unser Unternehmen in Abteilungen löschen. Je nachdem, wo das Feuer ausbricht, müssen wir weitere Maßnahmen ergreifen:

– Suche nach einer alternativen Produktionsfläche;

– Suche nach alternativen Produkten.

Kein Internet

Wenn wir kein Internet haben, können die Kunden nicht bestellen. In diesem Fall werden wir unsere Kunden proaktiv anrufen. E-Mails werden eingehen, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Überschwemmungen

Es besteht keine besondere Hochwassergefahr. Eine Kontrolle ist nicht erforderlich.

Ausfall eines Lieferanten oder Lieferprobleme

Wenn ein Lieferant aus irgendeinem Grund nicht mehr liefern kann, müssen wir auf Alternativen ausweichen. Die meisten unserer Produkte können direkt von alternativen Lieferanten bezogen werden. Es gibt keine risikobehafteten Produkte. Alternativen können bei den gängigen Lieferanten mit unseren Rezepten gefunden werden.

Probleme bei der Lagerung

Im Falle eines Stromausfalls oder einer Störung des Kühlsystems wird das Personal angewiesen, die Kühlzellen nicht mehr zu öffnen, damit die Produkte so lange wie möglich die richtige Temperatur behalten.

Je nach der geschätzten Dauer des Ausfalls werden Maßnahmen festgelegt:

– Bei einem kurzen Ausfall sind keine Maßnahmen erforderlich;

– Umlagerung der Produkte in funktionierende Lagerzellen;

– Kauf eines Generators (siehe Strom);

– Vorrang für erhitzte Produkte;

– Unterbringung empfindlicher Produkte in unseren Lastwagen;

– Einrichtung einer alternativen Lagerung.

Probleme mit Maschinen

Es gibt verschiedene Ausfälle, die verhindert werden können. Je nach Störung, Reparatur oder Austausch gibt es eine Reihe von möglichen Maßnahmen:

– Abwarten, bis die Reparatur abgeschlossen ist;

– Kauf von neuen Maschinen;

– manuelle Produktion, wenn möglich;

– alternative Messungen;

– extern produzieren lassen (dafür haben wir Vereinbarungen mit anderen Unternehmen).

Kunden mit Zahlungsproblemen

Wenn einige Kunden nicht zahlen können, können wir dieses Risiko tragen. Wenn Kunden nicht zahlen, leiten wir dies an ein Inkassobüro weiter.

Cybersecurity

Bei internen Automatisierungsproblemen können wir nicht mehr produzieren. Da wir Sicherungskopien erstellen, ist der Datenverlust begrenzt. Im Falle einer Störung muss in schweren Fällen das Backup wiederhergestellt werden. Außerdem müssen die Kunden angerufen werden, um zu prüfen, welche Aufträge sie nach dem Ausfall erteilt haben. Wenn Arbeitsaufträge nicht mehr intern gedreht werden können, wird dies manuell erledigt. Wenn keine Etiketten gedruckt werden können, kann die Produktion weiterlaufen und die Etikettierung erfolgt nach der Behebung des Problems.