Voorbeeld Uitvoeren interne audit

Cornelis Bartlema Food Group B.V. – Interne Audit

Relatie:                      Cornelis Bartlema Food Group B.V.
Datum/tijd:
Aanwezig:                 Remon Hameete (QAssurance)
Doel:                          Uitvoeren van een interne audit

Interne audit Cornelis Bartlema Food Group B.V.

Tijdens de interne audit op 25 maart 2019 is gekeken naar de productie en het kwaliteitssysteem bij Cornelis Bartlema Food Group B.V. Tijdens deze audit is Martinus jr. diegene die ons hierbij heeft begeleidt.

De volgende verbeterpunten zijn bij de audit naar voren gekomen:

1. Knop weegbunker schoonmaken en handgasbrander schoonmaken
2. Geen grondstof producten direct op de grond plaatsen bij deegbereiding
3. Recepturen deegmakerij bestand vernieuwen in het handboek deze heeft verouderde recepturen
4. Producten afdekken en coderen als ze even weggezet worden
5. Torkrol schoonmaken deegbereiding
6. Spinnenwebben weghalen
7. Bak voor hulpmaterialen lijn 1 schoonmaken
8. Willet inktreiniger consequent opbergen in de afsluitbare kast
9. Actiepunten Anticimex oplossen en afsluiten in digitale omgeving
10. Trainingen volgens planning nog uitvoeren
11. Leveranciersbeoordeling nog uitvoeren
12. Uitvoeren van tracerings- en recalltest
13. Nieuw IFS certificaat opvragen

Algemeen

Rond het pand ziet het er netjes uit. Alle deuren zijn dicht en je kunt niet zomaar naar binnenlopen. Er is een aparte ingang voor het productiepersoneel welke via een druppel is geregeld. Food defense voor ongewenste bezoekers wordt goed tegengehouden.

Voordat we de productie wilden betreden moesten we ons inschrijven als bezoeker op RF101 Bezoekers/monteurs registratie. Daarnaast moest een bezoekersjas en haarnetje worden aangetrokken. Ook kreeg ik een andere pen mee die detecteerbaar is. Ook sieraden werd mij verzocht af te doen. Bij het betreden van de productie moesten de handen volgens procedure gewassen worden.

Centraal magazijn ontvangst / expeditie

Het centrale magazijn word gebruikt voor zowel ontvangst en opslag van grondstoffen, alsook voor gereed product. Alles staat netjes op pallets en alle verpakkingen zijn gesloten. Ook is alles netjes gelabeld in de opslagruimte.

Met Martinus is gekeken naar de werkwijze bij ontvangst van grondstoffen. Alle grondstoffen die binnenkomen worden ingevoerd in iMIS Tracking. Hierin wordt gelijk de ingangscontrole geregistreerd. Gesproken met Sjaak die bij de ontvangst goederen staat. Hij geeft aan dat de ingangscontrole bestaat uit het controleren van de THT, verpakking, geen ongedierte aanwezig, vrachtwagen schoon, geen non-food producten in de vrachtwagen en de verzorging van de chauffeur. Als er iets niet goed is dan wordt er contact opgenomen met kantoor om te overleggen. Hij geeft aan dat dit gelukkig niet vaak het geval is.

Gezien de ontvangst van Amandel op 19-3-2019 die binnen is gekomen met batchcode 19MB122-19110CVI vanuit Zeelandia met een tht van 14-3-2020.

Gezien de tarwebloem 25-3-2019 ontvangen met batchcode 19MB131-363586

Alle grondstoffen die worden aangeleverd op houten pallets stapelt Sjaak over op kunststof pallets omdat hout niet is toegestaan in productie. De enige plaats waar houten pallets zijn toegestaan is aan het einde van de lijn waar de producten worden gepalletiseerd.

Tijdens onze ronde hebben we lokdoos nummer 19 van Anticimex gezien en deze zat netjes vast aan de muur. Via het digitale systeem digimex van anticimex kunnen we ook direct zien dat er nooit opname is geweest op dit punt.

Alle verpakkingsmaterialen waren netjes afgesloten. En ook de rollen folie zijn netjes afgedekt middels een plastic zak. Zelfs een aangebroken rol was opnieuw netjes terug ingepakt.

Geen opmerkingen in deze ruimte.

Deegbereiding

Tijdens de audit worden door diverse medewerkers waaronder Jan deeg bereidt. Jan is bezig met het koekdeeg (RF013 versie 1, 15-03-2018). Een andere medewerker is bezig met de roomboterdeeg (RF007 versie 3 22-06-2018). Van allebei de deegsoorten is een registratieformulier op de afdeling aanwezig. Deze formulieren komen niet overeen met de formulieren in het handboek maar wel met de formulieren in de 32mappen structuur. Wel zijn deze registratieformulieren netjes ingevuld.

Bij de lijn is een weegschaal aanwezig om gewichtscontroles op uit te voeren. Op basis van deze gewichtscontroles wordt, indien nodig, de doseermachine bijgesteld. De weegschaal waarop de controles worden uitgevoerd is voor het laatst gekalibreerd op 20-3-2019.

Knop van de weegbunker heeft aangekoekte deegresten. Deze dient schoongemaakt te worden. En dat geld ook voor de handgasbrander. Ook stond de vercosine direct op de vloer welke van de vloer af hoort te staan.

Met Jan is tijdens de audit gesproken over de werkwijze op de deegbereiding. Jan geeft aan dat de grondstoffen op basis van het registratieformulier worden samengevoegd in een mengkuip. Op de afdeling zijn een aantal bakken met grondstoffen aanwezig. Op deze bakken staat aangegeven welke grondstof in de bak aanwezig is. Iedere grondstof heeft zijn eigen schep. Er is gekeken naar de bak met het grondstof zout, koolzuur, eipoeder, vanillepoeder en beurine.

Wel stond er een emmer met boter op een pallet die niet was afgedekt en ook geen identificatie had. Dit wel in de gaten houden, dus afdekken en coderen.

De silo is gecontroleerd door silowacht op 26-4-2018 Hiervan is een inspectierapport aanwezig waarbij een kalibratie heeft plaatsgevonden.

Ook hangt er een torkrolhouder waarvan de uitgifte erg vervuld is dit kan kruisbesmetting veroorzaken.

Verbeterpunten

1. Knop weegbunker schoonmaken en handgasbrander schoonmaken
2. Geen grondstof producten direct op de grond plaatsen bij deegbereiding
3. Recepturen deegmakerij bestand vernieuwen in het handboek deze heeft verouderde recepturen
4. Producten afdekken en coderen als ze even weggezet worden
5. Torkrol schoonmaken deegbereiding

Verwarmingshok

In het verwarmingshok stond boter zacht te worden. Er hing aan de zijkant diverse spinnenwebben welke weggehaald dienen te worden.

Verbeterpunten

1. Spinnenwebben weghalen

Lijn2

Bij Lijn 2 werd er op het moment van de interne audit niet geproduceerd. Wel stonden er nog wat grondstoffen zoals wat roze crème en daarnaast gele en bruine glacé van Zeelandia.

Ook hingen er meerdere borstels langs lijn 2 waarbij blauw en groen voor de machines gebruikt wordt en de rode voor het schoonmaken van de vloer.

Lijn 1

Tijdens de interne audit is het gehele proces bij lijn 1 gevolgd. Van de deegbereiding tot het verpakken van de koekjes. Er werden op dat moment Gevulde koeken voor Aldi gemaakt.

Langs het begin van de lijn stond een bak met hulpmaterialen die erg vervuilt was. Deze moet verwisseld worden of schoongemaakt. De weegschaal die er staat is gekalibreerd op 20-3-2019.

Er staat ook netjes een afgesloten kas voor diverse spullen die gebruikt kunnen worden langs de lijn. Maar tijdens de interne audit staat er Willet inktreiniger boven op deze kast welke daar niet hoort te staan.

Gesproken tijdens de interne audit met Diana van Oort. Zij legt uit dat ze de metaaldetectie op de lijn 5x per dag controleert

Tijdens de audit werd er ook een gewichtscontrole en metaaldetectiecontrole uitgevoerd door Diana. De gewichtscontrole wordt 8x per dag uitgevoerd en genoteerd op het aanwezige registratieformulier RF 4.9 weegchecker lijn 1. De metaaldetectie controle werd uitgevoerd om te laten zien hoe het werkt. Er wordt 5x per dag (opstart, 9 uur, 12 uur, 14:30 uur en einde) gecontroleerd met de volgende teststaafjes:

• 1.8 mm Fe
• 2.0 mm RVS
• 2.0 mm Non-Fe

Deze teststaafjes komen overeen met de maten in het handboek en de HACCP studie. Tijdens de test worden de producten met teststaafjes zoals het hoort uitgeworpen. Vervolgens worden de producten opnieuw gedetecteerd zonder teststaafje. Ze bevatten geen metaal. Alles wat uitgeworpen wordt, wordt verzameld om later te testen. De uitgeworpen pakjes worden opnieuw door de metaaldetectie gedaan. Wanneer deze de tweede keer weer worden uitgeworpen, wordt het product helemaal uitgeplozen om na te gaan of er daadwerkelijk metaal in het product aanwezig is.

Alle registraties op lijn 1 worden netjes en correct bijgehouden. Ook van andere datums zijn te vinden bij Martinus in de mappen waar alle registratieformulieren worden bijgehouden.

Naast de gewichts- en metaalcontrole wordt ook organoleptisch onderzoek gedaan. Dit wordt gedaan 1 jaar na productie. Daarbij word het product eerst visueel beoordeeld en daarna op smaak.

Verbeterpunten

1. Bak voor hulpmaterialen lijn 1 schoonmaken
2. Willet inktreiniger consequent opbergen in de afsluitbare kast

Ketelruimte

Deze ruimte was netjes opgeruimd. Er stond een bak vol met gele harde crème klaar voor gebruik. Ook stond er overblijfsel van choco cream netjes afgedekt en gecodeerd in deze ruimte.

Amandelbereiding

Vanaf lijn 2 loop je langs de Amandelbereiding waar de Amandel bereiding plaatsvindt naar de schoonmaakhoek waar de tonnen en emmers voor productie worden schoongemaakt. Ook worden hier kleine machines schoongemaakt.

Hier was verder alles in orde tijdens de interne audit. Het was er schoon en opgeruimd.

Lijn 3

De productie op lijn 3 is tijdens de audit gevolgd. Op de lijn worden wafels voor Joost banket geproduceerd.

Tijdens de audit gecontroleerd of metaaldetectieformulier RF092C goed ingevuld werd op lijn 3. Deze wordt door Piet ingevuld.

Piet heeft alle teststaafjes achter elkaar op drie producten gelegd. Alle drie de producten zijn uitgeblazen. Na het uitblazen zijn de producten opnieuw door de medewerker op de band gelegd en door de metaaldetectie gegaan. Geen van de producten bevatte daadwerkelijk metaal. Met deze test is duidelijk dat de metaaldetectie werkt en ook in een worst case (drie producten achter elkaar met metaal) worden de producten uitgestoten. De teststaafjes die worden gebruikt op lijn 3 zijn:

• 1.5 mm Fe
• 2.5 mm RVS
• 2.0 mm Non-Fe

Deze teststaafjes komen overeen met het CCP overzicht. De controles worden netjes geregistreerd en uitgevoerd. Ook de gewichtscontroles worden uitgevoerd en zijn inzichtelijk.

Ook de e-weging wordt één keer per uur gecontroleerd en geregistreerd op RF 4.9. Bij een afwijking in gewicht word de partij geblokkeerd en de productieleider geïnformeerd. Die beslist wat er met die partij zal gebeuren.

Bij deze lijn geen opmerkingen.

Personeelsingang

De personeelsingang is erg netjes. Je kunt zien dat dit gedeelte nieuwbouw is. Er is gekeken naar de dames en heren kleedkamer. Deze zien er allebei erg netjes uit. De schoenen worden door de medewerkers in zakken gedaan en vervolgens in de daarvoor bestemde vakken gelegd. Er wordt gewerkt met ‘onpersoonlijke’ lockers doordat deze iedere nacht worden ontgrendeld. Hierdoor is er einde dag altijd toezicht wat er in de lockers achter blijft.

Voor het betreden van de productieruimte zijn borden met geldende regels aanwezig.

Kantine

De kantine ziet er vrij netjes uit. Ook de toiletten zijn schoon.

­Extern bezoek

Externe bezoekers melden zich en schrijven zich in op kantoor op formulier RF1026 Bezoekers/monteurs registratie. Dit overzicht is gecontroleerd en word netjes bijgehouden.

Kantoor-kwaliteitsdienst

LCP en CCP analyse

Processtap	LCP: Legal Control Point	Opmerkingen
Controle nieuwe etiketten	Wettelijke eis (LCP)	Tot op heden in 2018/2019  zijn er geen afwijkingen geweest m.b.t. etiketten.
Alle soorten chocolade en cacaofantasie	Wettelijke eis (LCP)	Leverancier levert analyse certificaten aan.
Alle soorten cacaofantasie	Wettelijke eis (LCP)	is aangesloten bij risk plaza. Website www.riskplaza.nl.
Alle soorten tarwebloem	Wettelijke eis (LCP)	BRC gecertificeerd
Beurinne	Wettelijke eis (LCP)	Leverancier is aangesloten bij risk plaza. Website www.riskplaza.nl.
Inkopen van food contact materialen	Wettelijke eis (LCP)	Geen afwijkingen tot op heden in 2018/2019

Processtap	CCP: Critical Control Point	Opmerkingen
Testen metaaldetectie	CCP	Tot op heden in 2018/2019 geen metaal uitworp of incidenten met betrekking tot metaal gehad.

Analyses en bemonsteringen

1x per jaar wordt microbiologisch onderzoek uitgevoerd op circa 15 producten. Door verschillende producten te pakken wordt geprobeerd zoveel mogelijk verschillende grondstoffen mee te nemen. Het microbiologisch onderzoek wordt uitgevoerd op Listeria monocytogenes, Salmonella en Entro’s. De uitslagen van deze onderzoeken in 2018 waren goed. De microbiologische onderzoeken voor 2019 zijn nog niet uitgevoerd.

Het wateronderzoek is uitgevoerd op 12-4-2018. Deze wordt ook opnieuw getest bij het uitvoeren van het microbiologisch onderzoek voor 2018

Reiniging en desinfectie

De reiniging vindt plaats door eigen personeel (voornamelijk machines) en externen (vloer, kantine etc.). De frequentie ligt vast op het schoonmaakcontroleformulier RF078. Dit formulier wordt ingevuld door Martinus jr. Dit zodat het gebruikt gaat worden als checklist bij het uitvoeren van de schoonmaak en niet als checklist achteraf wat er allemaal niet is uitgevoerd. Daarbij voorkom je ook dat de schoonmaakrondes en het schoonmaakformulier door dezelfde persoon wordt ingevuld/ gecontroleerd. Alle noodzakelijke papieren voor de reinigingsmiddelen zijn aanwezig.

Over het algemeen mag geconcludeerd worden dat de schoonmaak erg goed verloopt.

Klachten van autoriteiten en klanten

Er zijn in 2018 slechts 2 klachten binnengekomen. Dit aantal is verwaarloosbaar op de ongeveer 10 miljoen verpakkingen die verkocht worden.

• Éénmaal een stukje plastic aangetroffen in verpakking van het bakje zelf
• En een klacht over smaakafwijking van consument dat deze niet meer brosse was.

De klachten zijn allemaal afgehandeld.

Ongediertebestrijding

De ongediertebestrijding wordt uitgevoerd door Anticimex. Alle noodzakelijke gegevens zijn digitaal aanwezig via digimex.anticimex.nl. Alle vliegenlampen zijn vervangen door nieuwe lampen.

Er zijn 9 routinecontroles uitgevoerd door Anticimex waarvan de laatste dateert op 27-11-2018. Er staan nog 2 actiepunten open waarvan de laatste dateert van 3-4-2018 en gaat over de klapvallen zelf te controleren. Dit is een actiepunt die nog loopt.

Er zijn geen grote aantallen vliegen aangetroffen. Dit is vergelijkbaar met voorgaande jaren. De controle van de lampen en met name de vervanging van de plakstrips gebeurt om de 8 weken.

Verbeterpunten

1. Actiepunten Anticimex oplossen en afsluiten in digitale omgeving

Registraties

Alle registraties worden voldoende lang bewaard zoals voorgeschreven in het handboek en wetgeving.

Onderhoud

Al het uitgevoerde onderhoud is vastgelegd in een Excel-bestand. Dit excel bestand is gezien. Er is gekeken naar het uitgevoerde onderhoud van 2018 en 2019.

Er zijn geen calamiteiten geweest. Al het onderhoud is uitgevoerd.

Personeel, opleiding en training

Het personeel is nog niet getraind, voor CCP metaaldetectie, food defense, allergenen en schoonmaak. De CCP training word alleen gegeven aan de medewerkers die met de metaaldetectie werken.

Daarnaast heeft Piet jansen en Herman de Heus een cursus bedrijfshulpverlening gevolgd. En ook  mevrouw van Oort ook een BHV cursus afgerond.

Verbeterpunten

1. Trainingen volgens planning nog uitvoeren ook van de CCP’s.

Verpakkingen

Er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan in 2018. De foodgrade verklaringen en migratietesten zijn aanwezig bij Martinus.

Handboek

Het handboek is actueel en de aanwezige instructies en registratielijsten worden gebruikt in productie.

Het handboek is ook steekproefsgewijs gecontroleerd met de praktijk op het gebied van instructies en registratieformulieren tijdens de interne audit. Het handboek is op basis hiervan actueel te noemen.

Omgeving

De omgeving heeft geen negatieve invloed gehad op onze bedrijfsvoering, de veiligheid van producten of het personeel. Dit zal voor zover bekend ook in de nabije omgeving niet veranderen.

De geplande nieuwbouw van de woonwijk aan de overkant van het bedrijf blijven wij natuurlijk volgen.

Kruisbesmettingen

Er hebben zich tot op heden in 2018 geen problemen voorgedaan m.b.t. kruisbesmetting. De mogelijkheden tot kruisbesmetting worden beoordeeld aan de hand van PDA-rondes. Ook vanuit de klachten zijn geen problemen naar voren gekomen.

Beoordeling van specificaties

Alle noodzakelijke specificaties zijn aanwezig. Amandelen van de Zeemandia met datum 14-3-2019. Ook gezien excellent margarine met datum 15-5-2017.

Leveranciers

De leveranciersbeoordeling is nog niet uitgevoerd, deze dient nog gedaan te worden. Er zijn geen klachten geweest in 2018 richting toeleveranciers.

Verbeterpunten

1. Leveranciersbeoordeling nog uitvoeren

Traceerbaarheid en Recall

De traceringstest en recalltest zijn nog niet uitgevoerd. Deze moeten nog worden gedaan. Voor 2018 is er geen recall geweest bij Cornelis Bartlema Food Group.

Verbeterpunten

1. Uitvoeren van tracerings- en recalltest

Interne audits en externe audits

Op 18-6-2018 is de heraudit UTZ uitgevoerd de RSPO audit is op 16-1-2015 uitgevoerd. Deze audit wordt uitgevoerd door IsaCert en is de verantwoordelijkheid van Bert. Deze audit is goed verlopen.

Ook is er op 18 april 2018 een IFS audit geweest. Deze is uitgevoerd door Lloyds. Tijdens deze audit zijn een 5 tal tekortkomingen geconstateerd. Alle tekortkomingen zijn opgelost.

Interne klachten

Tot op heden hebben we geen interne klachten gehad.

Kalibratie

De weegschalen worden in eigen beheer gekalibreerd met kalibratiegewichten. De weegschalen zijn voor het laatst gekalibreerd op 20-3-2019.

De silo wordt jaarlijks gekalibreerd door Silosmacht. Dit is voor het laatst gedaan op 26-4-2018.

Bedrijfsbeveiliging/ food defense

Het pand is voorzien van alarm. De alarmmeldingen lopen via seQ beveiliging. In eerste instantie wordt bij een alarm Martinus gebeld.

Martinus beoordeelt het alarm en of er eventueel ondersteuning nodig is van politie of brandweer.

Indien Martinus niet bereikbaar is wordt zijn zoon Martinus jr. gebeld.

Overdag is het pand afgesloten. Men kan alleen binnenkomen door aan te bellen of met een batch. Dit is tijdens de interne audit beoordeeld. Het was niet mogelijk om ongezien het pand te betreden.

Er is bij de personeelsingang aan de buitenzijde twee camera’s en aan de binnenzijde één camera opgehangen. Daarnaast is de personeelstoegang en registratie geregeld doormiddel van een vingerafdruk. Ook is ervoor gekozen om lockers te gebruiken waarbij na 16 uur de codes automatisch worden verwijderd. Hierdoor zijn de lockers niet persoonsgebonden en dienen bezittingen uit de lockers verwijderd te worden aan het eind van de dag.

Transport

Het transport is uitbesteed aan Piet Logistiek. Er is een transportverklaring aanwezig (30-3-2017). Piet Logistiek is ook gecertificeerd voor IFS Logistics.

Verbeterpunten

1. Nieuw IFS certificaat opvragen

Allergenen

We hebben het afgelopen jaar geen problemen gehad m.b.t. allergenen. Als bedrijf hebben wij de volgende allergenen in huis: Gluten houdende granen, melk, ei en soja.

Claims

Cornelis Bartlema Food Group heeft de claim UTZ, RSPO en fairtrade cacao. Cornelis Bartlema Food Group is voor alle drie de claims gecertificeerd.

HACCP-team

Het HACCP-team bestaat uit de directie en een externe adviseur van QAssurance. Doordat de twee directeuren zelf meewerken op de werkvloer heerst er een informele cultuur binnen Cornelis Bartlema Food Group. Heel veel wordt hierdoor op informele wijze met het personeel en onderling besproken.

Rework

Bij Cornelis Bartlema Food Group B.V. zijn drie soorten rework aanwezig, namelijk rework deeg, rework crème en rework kruimels. In het handboek is de werkwijze m.b.t. rework opgenomen.

De te gebruiken breuk en/of retourkruimels bestemd voor hergebruik mogen alleen gebruikt worden bij de volgende producten:

• margarine deeg of (50% RB)
• gevulde koeken
• margarine wafeltjes
• margarine speculaas

Halffabricaat coating

Rework coating, bestaat uit rework coating van 1 dagproductie. Maximaal 2 maanden houdbaar.

Bekijk hier meer voorbeelden van de Cornelis Bartlema Food Group