De leveranciersbeoordeling: Is er een voorbeeld?

Leveranciersselectie en leveranciersbeoordeling

De inkoop van de verschillende producten en diensten mag alleen plaatsvinden bij goedgekeurde leveranciers met de leveranciersbeoordeling. De inkoop vindt alleen plaats indien met deze leverancier een inkoopcontract is opgesteld, hetzij afkomstig van de leverancier dan wel onze eigen inkoopvoorwaarden, of de leveranciersenquête is ingevuld. Dit geldt voor producten en diensten.

leveranciersbeoordeling: Goedkeuring leveranciers

Door verschillende oorzaken kan besloten te worden om een huidige leverancier te vervangen dan wel een nieuwe leverancier te zoeken. Veelal wordt eerst een proeforder geplaatst om de kwaliteit van de producten te kunnen beoordelen. Ook bestaat de
mogelijkheid om de nieuwe leverancier te auditen. Dit is echter afhankelijk van de leverancier en de producten/diensten welke zij gaat leveren.

Bij het aannemen van een nieuwe leverancier wordt onder andere gekeken naar:

• Prijs-kwaliteitverhouding;
• Leveringsbetrouwbaarheid;
• Erkenningen (indien noodzakelijk);
• “Naam in de markt”;
• Bekende betrouwbaarheid;
• Handelaar of producent.

Wanneer besloten wordt om in te kopen bij een nieuwe leverancier dient vooraf aanwezig te zijn (indien van toepassing):

• Inkoopcontract;
• Naam producent;
• Benodigde specificaties;
• Verklaringen voldoen aan wetgevingen en nominale hoeveelheid;
• Beargumentatie beheersing grondstofgevaren/productgevaren;
• Onderzoeksrapporten vooraf of bij de leveringen;
• Eventuele kopieën van vergunningen (o.a. afval);
• Verklaringen van expertise (certificaat, onderhoud, kennisverlening).

De GFSI

De eerste leveringen worden nauwlettend gevolgd om te beoordelen of de gemaakte afspraken nagekomen worden en/of de gehanteerde kwaliteit, veiligheid en prijs conform afspraken zijn. Na goedkeuring (na proefleveringen) wordt de leverancier opgenomen in de geaccepteerde lijst. Een productleverancier wordt alleen goedgekeurd met GFSI certificering of audit op locatie waarbij gekeken wordt naar productveiligheid (product safety), HACCP, GMP (good manufacturing practices) en tracering. Deze audit moet door een ervaren en aantoonbaar competente product safety auditor worden verricht, waarbij een EU erkenning ook volstaat wanneer alle auditrapporten aanwezig zijn. In geval van uitbestede productie of verpakkingsactiviteiten dient een GFSI erkenning jaarlijks te worden vernieuwd en/of bovenstaande audit op locatie jaarlijks te worden verricht. Tevens dienen bij deze activiteiten testprotocollen te worden opgesteld voor het uitbestede werk aangaande visuele, chemische en/of microbiologische parameters.

Er wordt gecontroleerd of het ingekochte product of uitbestede proces binnen de scope valt van het GFSI certificaat. Bij laag risico leverancier kan worden volstaan met een ingevulde vragenlijst en een uitgevoerde traceertest. Deze vragenlijst en traceertest moet om de 3 jaar worden vernieuwd. Daarnaast dient de leverancier elke significante verandering vooraf te melden (verklaring in de vragenlijst opgenomen). Indien producten (inclusief primaire verpakking) via een handelaar worden gekocht, dan dient deze handelaar GFSI gecertificeerd te zijn, bijvoorbeeld BRC Broker. Indien dit niet het geval is, dan dient de producent van het product via dezelfde systematiek, als wanneer deze direct leverancier zou zijn, te worden goedgekeurd. Dus via een audit of ingevulde vragenlijst en een uitgevoerde traceertest.

Bulk partijen

Bij grondstoffen die vallen onder “bulk commodity” of “agricultural products” mag worden volstaan met producttesten (bijv. MRL) om de productveiligheid en kwaliteit te garanderen. Het kan in uitzonderlijke situaties noodzakelijk zijn om producten in te kopen bij een onbekende leverancier. Deze noodsituatie kan en mag alleen voorkomen bij leveranciers van producten of diensten die geen rechtstreeks verband kunnen hebben met de veiligheid of kwaliteit van onze producten. In alle andere gevallen geldt, dat de noodzakelijke gegevens vooraf aanwezig moeten zijn (er moet een risico analyse worden uitgevoerd).

Benodigde gegevens

Indien van toepassing dient vooraf aan de levering aanwezig te zijn:

• De specificaties; dienen actueel en kloppend te zijn en te voldoen aan de geldende eisen.
• Verklaringen mbt GMO’s.
• Verklaringen dat de mogelijke gevaren beheerst dienen te worden.
• Verklaringen geschoold personeel (schoonmaak, ongediertebestrijding, onderhoud etc.).
• Analyse certificaten/COA.
• Vergunningen (o.a. afval).
• Verklaringen/specificaties geschiktheid voor levensmiddelen.
• Contracten met verantwoordelijkheden en bevoegdheden van externe deskundigen ingehuurd voor ontwikkeling, invoering of beoordeling van managementsysteem voor voedselveiligheid.

Aanpassingen

Wanneer er zich wijzigingen voordoen in het productieproces en/of receptuur dient onze leverancier ons hiervan op de hoogte te stellen. Wijzigingen welke rechtstreeks betrekking hebben op de voedselveiligheid en productkenmerken dienen vooraf gecommuniceerd te worden. Wanneer er zich wijzigingen voordoen bij ons bedrijf door klantspecifieke wensen (zoals alleen nederlandse oorsprong) dan dienen deze klantspecifieke wensen te worden gecommuniceerd en vastgelegdbij de leverancier. Alle wijzigingen in contracten dienen vooraf gecommuniceerd te worden en door beide partijen getekend te worden.

Registraties

Van alle geleverde producten is bekend door welke leverancier ze geleverd zijn. Dit mede vanuit traceringsoogpunt.

Leveranciersbeoordeling

Elk jaar wordt een leveranciersbeoordeling opgesteld. Deze beoordeling heeft als doel om te bepalen hoe onze leveranciers “het doen” en of wij van mening zijn dat zij hierin moeten wijzigen. De leveranciersbeoordeling heeft betrekking op leveranciers van producten maar ook van diensten (onderhoud, schoonmaak, ongediertebestrijding, onderzoek etc.).

Hierbij worden de leveranciers beoordeeld die regelmatig (minimaal 1 x 12 maand dan wel op contractbasis) een product of dienst leveren. Voor de beoordeling wordt daar waar relevant gebruik gemaakt van concrete gegevens en interviews met de
desbetreffende inkoper/afdeling. De input die gebruikt wordt voor de beoordeling zijn onder andere:

• Klachten;
• Fouten;
• Facturering;
• Nakomen afspraken;
• Ondersteuning indien gevraagd;
• Informatie verstrekking;
• Microbiologisch onderzoek;
• Ervaring met de producten intern en door klanten;
• Betrouwbaarheid;
• Medewerking aan eventuele audits;
• Beheersing gevaren aangaande
  • kruisbesmetting;
  • productvreemde bestanddelen;
  • microbiologische contaminatie;
  • chemische contaminatie.
• Productauthenticiteit (voedselfraude);
• Hoog/laag risico profiel (op basis van bovenstaande punten).

Van deze gegevens wordt een verslag opgesteld. Indien een leverancier een tekortkoming heeft dient zij deze op te lossen. Indien een leverancier op een dermate wijze niet voldoet aan de verwachting waardoor het vertrouwen weg is, dan wordt gestopt met de afname van producten. De leveranciers met een tekortkoming ontvangen een schrijven. Waarop een schriftelijke reactie terug verwacht wordt.

Normen voor een leveranciersbeoordeling

Normen beoordeling	A	B	C	D
Aantal klachten*	0-5	5-10	10-15	>15
Aantal fouten leveringen	0-5	5-10	10-15	>15
Nakomen afspraken (aantal opmerkingen)	geen	1	2	>2
Ondersteuning (aantal opmerkingen)	geen	1	2	>2
Microbiologisch onderzoek* (afkeuringen)	1	2-3	4-5	>5
Ervaring met de producten intern en door klanten (aantal opmerkingen)	geen	1	2	>2
Betrouwbaarheid (aantal opmerkingen)	geen	1	2	>2
Beheersing gevaren (aantal opmerkingen)	geen	1	2	>2
Productauthenticiteit	geen	geen	geen	≥ 1

*
klachten/micro onderzoek in relatie met voedselveiligheid altijd D

De laagste score bepaald de beoordeling:

A leveranciers → geen actie noodzakelijk. B leveranciers → extra controles
gedurende ½ jaar op genoemde beoordelingspunten (moet dan A zijn anders brief
leverancier). C leveranciers → verbeteringen geëist van
leverancier om op A-B niveau te komen.

D leverancier -> geen afname meer mogelijk tot alles verbeterd i