Recalltest
Hier volgt informatie hoe een recalltest uitgevoerd moet worden.
Cornelis Bartlema Food Group B.V. – Recalltest
Relatie: Cornelis Bartlema Food Group B.V.
Datum/tijd:
Aanwezig: Remon Hameete en Martinus van Elst
Doel: Uitvoeren van een Recalltest
Recalltest Cornelis Bartlema Food Group B.V.
Aanvang: 15:25 uur
Eindtijd: 15.58 uur
Tijdsduur: 33 minuten (exclusief uitwerk tijd)
Deze recalltest is uitgevoerd in combinatie met de traceringstest door QAssurance en de klant.Telefoonlijst:
Alle telefoonnummers zijn inzichtelijk via…… De meldwijzer is te vinden op de website van de NVWA. En staat ook in het handboek.
Als test is QAssurance gebeld. Binnen 2 minuten is contact gelegd met het hoofdkantoor.Recalltest:
De procedure recall is voor de recalltest als leidraad gebruikt. De verschillende stappen zijn in dit verslag besproken. Er zijn fictieve afspraken/voorbeelden gebruikt.
De recallprocedure is doorgenomen en er zijn fictieve afspraken/voorbeelden gebruikt. Deze staan hieronder uitgewerkt. Voor de recall is uitgegaan van een onjuiste allergenendeclaratie in de etikettering. Volgens de meldwijzer is een onjuiste allergenendeclaratie altijd een noodzaak tot recall. Om een “recall te oefenen” is de recalltest uitgevoerd. Naast de recalltest is een traceringstest uitgevoerd om te bepalen of wij de producten tijdig en juist kunnen traceren.Melding vanuit de klant
Melding van ziekte door het consumeren van de gevulde koek groot 100gram met productiedatum 9-7-2019 Door een verkeerd etiket op de verpakking met daardoor een onjuiste allergenendeclaratie. Deze ziektemelding is fictief genomen.
Bij aanname van de klacht wordt juist doorgevraagd naar de ziekteverschijnselen, datum ontvangst en consumptie, THT data, hoeveel mensen ziek, productcode etc. Martinus van Elst. heeft na het ontvangen van de melding direct QAssurance en het MT ingelicht wat volgens procedure is.
Crisisteam
– Martinus van Elst heeft ervoor gezorgd dat het volgende crisisteam bijeengeroepen werd:
– MT
– Kwaliteitsdienst
– Cees van Elst (QAssurance) of Remon Hameete (QAssurance)
– Eventueel nog andere afdelingen zoals inkoop, verkoop, productie(leider)
- Bepalen van het risico (crisisteam)
De ziektemelding is fictief genomen.
Normaal gesproken zou er:
- microbiologisch onderzoek en/of chemisch onderzoek worden uitgevoerd om oorzaak te bepalen (bij retourmonster of uit partij voorraad);
- beoordeeld worden of het gaat om incidentele melding;
- contact gehouden worden met consument over de voortgang ziekte.
Van belang is om te achterhalen of het eten van het product echt de oorzaak is. Wij zijn er in deze testcase vanuit gegaan dat:
- meerdere mensen het verkeerde etiket hebben geconstateerd/ ziek zijn geworden
- de oorzaak van ziekte: een verkeerd etiket op de verpakking met daardoor een onjuiste allergenendeclaratie
Wettelijk gezien is de verplichting om producten met een verkeerde etikettering en daardoor onjuiste allergenendeclaratie terug te halen bij de consument en de NVWA te informeren. Natuurlijk ook vanwege onze verantwoordelijkheid in de keten en richting consument. Dit is bepaald aan de hand van de meldwijzer.
Communicatie:
Het crisisteam heeft bepaald hoe er gecommuniceerd gaat worden met:
- de klanten worden ingelicht door afdeling verkoop.;
- de pers wordt ingelicht door directie.;
- de NVWA wordt ingelicht door kwaliteitsmanager. met hulp van QAssurance;
- intern wordt er gecommuniceerd door directie.;
- de certificerende instantie Lloyds wordt ingelicht door kwaliteitsmanager en QAssurance.
Communicatie intern
Intern is er gecommuniceerd:
- De oorzaak recall en gevolgen hiervan.
- Er zwijgplicht tot meer duidelijk is.
- De externe communicatie loopt via directie.
- Er mogen geen telefoons opgenomen worden behalve door de kwaliteitsmanager. Dit geldt voor externe telefoontjes.
- Het verlaten van het pand gebeurt onder begeleiding vanwege mogelijke pers.
NVWA
Kwaliteitsmanager meldt de recall (samen met QAssurance) en de te nemen maatregelen aan de NVWA. In samenspraak met de NVWA zullen de vervolg maatregelen besproken worden. Gecontroleerd of meldformulier beschikbaar was https://www.nvwa.nl/onderwerpen/melden-onveilige-levensmiddelen
Klanten en pers
Verkoop dient alle klanten in te lichten. Beoordeeld is of alle telefoonnummers snel beschikbaar zijn. Vanuit het systeem zijn alle telefoonnummers direct uit te printen.
Door het crisisteam is bepaald om duidelijk te zijn richting onze afnemers. Kort samengevat is er gecommuniceerd dat:
- dat het product een verkeerd etiket bevat;
- er een kans bestaat op ziekte van de consument;
- dat de producten geblokkeerd en retour gezonden moeten worden;
- dat er een mailing in de krant zal komen om losse consumenten te waarschuwen.
In eerste instantie wordt alleen naar de pers gecommuniceerd dat er een onderzoek gaande is en er nog geen uitspraken zijn te doen. Pas na het inlichten van de klanten en het opstellen van de advertentie wordt de eventuele pers verder ingelicht.
De certificerende instantie Lloyd’s wordt binnen 3 werkdagen ingelicht door de kwaliteitsmanager of QAssurance d.m.v. van het recall meldingsformulier op de website van Lloyd’s (http://www.lrqa.nl/formulieren/recall-formulier/). Daarnaast zal een mail een de desbetreffende auditor worden gestuurd.
DNV heeft aparte procedure
Naast de bevoegde instanties en klanten wordt eveneens de certificerende instantie DNV FoodSafetyStandards.Milan@dnvgl.com binnen 3 werkdagen ingelicht. Zie hiervoor gegevens certificaat/briefwisselen. De certificerende instantie moet worden ingelicht bij elk significant food safety incident, zoals een product recall of wettelijke voedselveiligheids non-conformity.
De melding moet de volgende zaken bevatten:
- Identificatie van het product (naam en betreffende lot)
- Lot grootte
- Reden voor recall
- Origine/bron
- Beschrijving van de eerste genomen actie
- Planning van de vervolgstappen/activiteiten
- Datum volgende audit
- Tegen welke standaard is uw bedrijf gecertificeerd
Opmerkingen:
Deze fase van de recall is goed verlopen.
Behoeft geen aanpassingen
- Bepalen van gebruikte grondstof, hulpstof en eindproducten (kwaliteitsdienst)
Dit is bepaald in de traceringtest. Binnen 4 uur zijn alle benodigde gegevens aanwezig.
- Stopzetten productie en logistiek (kwaliteitsdienst / logistiek)
Alle producten die aanwezig zouden zijn in de opslag kunnen geblokkeerd worden. De uitgeleverde producten kunnen retour gehaald worden. De producten zullen met onze vrachtwagen retour gehaald worden.
- Inlichten leveranciers (kwaliteitsdienst)
Vanuit de grondstoffen en hulpstoffen kunnen de leveranciers herleid worden. Deze zullen worden ingelicht om zo zeker te stellen dat zij eventuele maatregelen kunnen nemen.
- Alternatieve producten zoeken (team / verkoopbinnendienst)
Er vanuit gaande dat er geen productie meer mogelijk is, is besloten om tijdelijk producten in te kopen als alternatief voor onze klanten.
- Terughalen van producten en/of waarschuwen klanten (kwaliteitsdienst)
Alle benodigde gegevens zijn snel en correct terug te vinden. Binnen 4 uur kan begonnen worden met terughalen producten en inlichten klanten.
- Regelen alternatieve producten langere termijn/alternatieve productielocatie
(crisisteam)
Er vanuit gaande dat er geen productie meer mogelijk is, is besloten om tijdelijk producten in te kopen als alternatief voor onze klanten.
- Evaluatie (crisisteam)
De recall procedure verloopt goed en georganiseerd.
- Calculatie (financiële administratie)
Niet uitgevoerd vanwege testcase.
Conclusie
Binnen het gestelde termijn van 4 uur is de recalltest uitgevoerd. Alle verschillende stappen zijn doorgenomen en besproken. Geconcludeerd kan worden dat de recallprocedure goed werkt en alle noodzakelijke stappen erin zijn opgenomen. Er is een kleine aanpassing gedaan aan de recall procedure namelijk dat de meldwijzer van de NVWA aan de procedure is toegevoegd.
Bekijk hier meer voorbeelden van de Cornelis Bartlema Food Group
Gerelateerde artikelen
Veel klanten en bezoekers van deze pagina 'Voorbeeld: Hoe wordt de recalltest uitgevoerd' bekeken ook de onderstaande artikelen en handleidingen: