Vorgehensweisen bei einer Managementbewertung

Einleitung

Das Qualitätsmanagement wird jährlich bewertet. Die Managementbewertung konzentriert sich auf das Lebensmittelsicherheitssystem und die möglichen Verbesserungen, die umgesetzt werden können. Dies steht im Gegensatz zu den richtigen Investitionen. Der Verifizierungsbericht ist die Grundlage für die Managementbewertung (MR).

Die MR befasst sich unter anderem mit

a) den Stand der Maßnahmen aus früheren Managementbewertungen;

b) Veränderungen bei externen und internen Aspekten, die für das Managementsystem für Lebensmittelsicherheit von Bedeutung sind, einschließlich Veränderungen in der Organisation und im Umfeld des Systems;

c) Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Managementsystems für Lebensmittelsicherheit, einschließlich Trends in Bezug auf:

1) Ergebnisse der Tätigkeiten zur Aktualisierung des Systems;

2) Überwachungsergebnisse und Messergebnisse;

3) Analyse der Ergebnisse der Überprüfungsaktivitäten im Zusammenhang mit allgemeinen und spezifischen Kontrollmaßnahmen;

4) Nichtkonformitäten und Abhilfemaßnahmen;

5) Auditergebnisse (intern und extern);

6) Inspektionen (z. B. Vorschriften (einschließlich Amt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit), Kunden);

7) Darstellung der externen Anbieter (Lieferanten von Dienstleistungen und Produkten, ausgelagerte Prozesse);

8) Bewertung der Risiken und Chancen und der Wirksamkeit der zu ihrer Bewältigung getroffenen Maßnahmen;

9) die Frage, inwieweit die Ziele des Managementsystems für Lebensmittelsicherheit erreicht worden sind.

d) die Angemessenheit der Mittel;

e) alle aufgetretenen Gefahren, Zwischenfälle oder Rückrufe;

f) einschlägige Informationen, die durch externe und interne Kommunikation gewonnen wurden, einschließlich Anfragen und Beschwerden von interessierten Parteien

g) Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung.

Die Daten werden so dargestellt, dass die oberste Leitung die Informationen mit den erklärten Zielen des Managementsystems für Lebensmittelsicherheit in Verbindung bringen kann. 

Inhalt Managementbewertung (MR):

Zusätzlich zum Verifizierungsverfahren sollte die Managementbewertung die folgenden Aspekte hervorheben:

Allgemeine Angelegenheiten

Es wird ein Überblick über das vergangene Jahr gegeben. Was haben wir erreicht, wo lagen unsere Chancen und Herausforderung. Und natürlich, was wir als Unternehmen in Zukunft (in groben Zügen) erreichen wollen. 

Was wurde in Bezug auf Nachhaltigkeit und Ethikpolitik erreicht. 

Ziele

Die Ziele des vergangenen Jahres werden diskutiert und bewertet. 

Vereinbarungen und Verbesserungen des vergangenen Jahres

Die getroffenen Vereinbarungen und möglichen Verbesserungen, die sich aus dem letzten Management Review ergeben haben, werden bewertet. Wenn Vereinbarungen nicht getroffen oder Ziele nicht erreicht wurden, wird eine Begründung gegeben oder eine Ursachenanalyse durchgeführt. Dies wird bei der Festlegung von Verbesserungspunkten und der Ausarbeitung neuer Vereinbarungen und Ziele berücksichtigt. 

Verifizierung und Audits

Die Verifizierung und die internen und externen Audits werden besprochen. Punkte aus der Verifizierung und den Audits, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, werden in diesen Bericht aufgenommen. 

Gefährdungsstudie und das Präventivprogramm

Die Änderungen in der Gefahrenstudie werden besprochen. Auch das Präventivprogramm wird bewertet. Künftige Änderungen in der Gefahrenstudie werden besprochen und festgehalten. Die Wirksamkeit des HACCP-Konzepts, des Lebensmittelschutzplans und der Produktauthentizität wird erörtert. 

Zwischenfälle und durchgeführte Rückrufe

Es wird festgestellt, ob im vergangenen Jahr Rückrufe notwendig waren. Dies gilt für Rückrufe mit und ohne Meldepflicht. 

Maschinen, Werkzeuge und Gebäude

Welche Investitionen sind getätigt worden? 

Welche Investitionen werden in den nächsten Jahren getätigt?

Sind Probleme aufgetreten?

Validierung (Prozess, Produkt, Personal, Produktionsmittel)

Anhand der Investitionsliste wird festgestellt, ob alle notwendigen Validierungen stattgefunden haben. Es wird auch überprüft, ob die Investitionen ihr Ziel erreicht haben.

Kundenkommunikation

Werden alle möglichen Produktabweichungen oder -gefährdungen an die Kunden kommuniziert. Dies bezieht sich auf Produkte, die an die Kunden ausgeliefert wurden, auf Kundenreklamationen und auf Rückmeldungen von Kunden.

Umgebung

Es wird festgestellt, ob die Umgebung einen negativen Einfluss auf unsere Aktivitäten hatte. Es werden Gefahren betrachtet, aber auch Belästigungen, z. B. durch Lärm oder Vibrationen. Außerdem wird ermittelt, ob es in der Zukunft mögliche Veränderungen gibt. 

Transport

Gab es Probleme mit dem Transport? Findet der Transport entsprechend den getroffenen Vereinbarungen statt? Was wird für die Verbesserung der Umwelt getan?

Instandhaltung

Mussten umfangreiche Wartungsarbeiten durchgeführt werden? Wurden größere Wartungsarbeiten geplant? Hat die Wartung zu unsicheren Situationen geführt?

Personal (Dienstleistungen)

Ist genügend Personal vorhanden, um die gewünschte Qualität und Sicherheit zu gewährleisten?

Ist die Personalausstattung ausreichend? 

Ist das Wissen des Personals ausreichend?

Sind Weiterbildungen oder Schulungen geplant?

Gestaltung und Sicherheit am Arbeitsplatz

Hat es im vergangenen Jahr Unfälle gegeben?

Sind gefährliche Situationen aufgetreten?

Gab es “Beinahe”-Unfälle?

Wurde ein Gesundheits- und Sicherheitsaudit durchgeführt? Wenn ja, wie lauten die Ergebnisse?

Äußere Einflüsse

Welche äußeren Einflüsse haben eine Rolle gespielt? Dazu gehören eine Finanzkrise, Lieferprobleme, Insolvenz von Lieferanten usw… Veränderungen im Umfeld der Organisation. 

Kundenzufriedenheit

Sind die Kunden mit den gelieferten Dienstleistungen und Produkten zufrieden? Verloren gegangene Beziehungen, gestiegene Umsätze bei bestehenden Kunden, Beschwerden und Lieferfehler, Besuchsberichte oder Kontaktmomente können als Input verwendet werden. 

Interne und externe Kommunikation

Wie wurde das Qualitätssystem kommuniziert? Sind alle Ziele bekannt? Wie erfolgte die Kommunikation mit dem Personal? Wie verläuft die Kommunikation mit externen Parteien?

Allergene

Gab es irgendwelche Probleme mit Allergenen? Dies kann intern sein, aber auch durch Beschwerden. Werden alle Allergene in der Praxis kontrolliert? Sind neue Allergene hinzugekommen? 

Etikettierung

Gab es Probleme mit der Kennzeichnung? Interne Daten und Beschwerden müssen für die Bewertung herangezogen werden. Entsprechen alle Etiketten den gesetzlichen Vorschriften und den Anforderungen der Kunden? Sind die Zutaten, Abbildungen und Namen korrekt?

Änderungen, die Einfluss auf die Lebensmittelsicherheit haben

Gab es Änderungen bei Prozessen, Produkten, Materialien oder Maschinen, die sich auf die Lebensmittelsicherheit ausgewirkt haben?

Ziele für die kommenden Jahre

Die Überprüfung und die Managementbewertung liefern den Input für die Festlegung von Zielen im Bereich der Lebensmittelsicherheit und -qualität. Die bereits geplanten unternehmensweiten Ziele sind ebenfalls in dem Bericht enthalten. Die Ziele sind so weit wie möglich mit den Abteilungen verknüpft.

Im Anschluss an die Managementbewertung:

• Es können neue Ziele festgelegt werden.
• Die Unternehmenspolitik sollte bei Bedarf angepasst werden.
• Es können Verbesserungen umgesetzt werden, die Investitionen erfordern.
• Es können allgemeine Verbesserungen vorgenommen werden. 

Die Qualitätsabteilung erstellt einen Bericht über die Managementbewertung. Dieser Bericht wird vom Managementteam zur Genehmigung unterzeichnet. Alle relevanten Aspekte der Managementbewertung werden den Mitarbeitern mitgeteilt. 

Anhang

Gegebenenfalls werden die folgenden Punkte jedes Jahr in die Managementbewertung aufgenommen:

• Wissenschaftliche und technische Entwicklungen;
• Branchenbezogene Vorgaben;
• Neue Risiken, die sich aus Informationen über Rückrufe, die Echtheit von Rohstoffen und den Lebensmittelschutz ergeben;
• Einschlägige Rechtsvorschriften (sowohl für die Produktion als auch für das Verkaufsland);
• Änderungen von Standards (GFSI).