Vorgehensweisen beim Management von Änderungen

Einleitung

Dieses Verfahren legt fest, wie mit Änderungen am Managementsystem für Lebensmittelsicherheit umgegangen wird. Zum Beispiel werden die folgenden Komponenten diskutiert:

• Änderung der Registrierung
• Änderung der Validierung
• Änderung des Personals
• Änderung der Ressourcen

Dokumentation

Zweck:

Anpassung der Dokumentation, Verfahren oder Anweisungen im Handbuch. Dies ist das Ergebnis von externen oder internen Audits von Kontrollorganen wie das Amt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit, Zertifizierungsstellen, Kundenaudits oder Beratern zur Verbesserung der Lebensmittelsicherheit. Sie kann auch angepasst werden, weil die Arbeitsmethode intern angepasst wurde. 

Das Ergebnis:

Das Qualitätshandbuch wird in iMIS erfasst und ist digital. Jede Änderung wird im System erfasst, und es ist klar ersichtlich, welche Änderungen im Vergleich zu einer früheren Version des Dokuments vorgenommen wurden. Das letzte Änderungsdatum ist die Versionsnummer. Die Registrierungen werden ebenfalls in dem 32-Ordner-System gespeichert. Dieses System ist sowohl in Papierform als auch digital. Um kritische Registrierungen in Zukunft leicht verfügbar zu haben, wurde vereinbart, sie zu scannen und digital zu speichern. Es gibt keine Richtlinie über die Befugnisse in Bezug auf Dokumente. Durch die Vergabe von Login-Codes mit Passwörtern und Berechtigungen wird geregelt, wer Dokumente einsehen oder ändern kann. Tägliche elektronische Backups verhindern, dass Dokumente verloren gehen. 

Definitionen:

Die folgenden Arten von Dokumenten sind in unserem digitalen Handbuch enthalten:

– Verfahren: Abteilungsübergreifende Aktivitäten werden in einem Verfahren festgehalten. Ein Verfahren enthält die Schritte, die von verschiedenen Abteilungen befolgt werden müssen, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen.

– Anweisung: Eine Anweisung gibt an, wie eine Handlung innerhalb der Abteilung ausgeführt werden muss.

– Formular: Ein Formular ist als Informationsträger gedacht und dient als Kommunikationsmittel zwischen den verschiedenen Abteilungen.

– Vorgaben: Hier werden die ermittelten Konstanten festgehalten. Spezifikationen dienen als Referenz. 

Anpassen von Dokumenten:

Die Änderung von Dokumenten erfolgt durch einen autorisierten Mitarbeiter des Qualitätssicherungsdienstes oder durch andere autorisierte Personen wie Geschäftsführung oder Abteilungsleiter. Änderungen werden automatisch registriert. Abgelaufene Dokumente werden gelöscht. Das gelöschte Dokument verbleibt im Änderungsprotokoll. 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Formulare:

Alle Änderungen werden in iMIS registriert und gespeichert. Registrierungsformulare, die sich auf die Lebensmittelsicherheit und die Produktion beziehen, werden mindestens 12 Monate lang aufbewahrt. Daten zur Rückverfolgbarkeit werden mindestens 3 Jahre lang aufbewahrt. 

Vernichtung von Dokumenten:

Alle gedruckten Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, werden unlesbar gemacht. Dies kann durch Schreddern oder durch Unkenntlichmachen des Textes geschehen. Die Dokumente werden als Papierabfall entsorgt.

Anmerkung:

Wenn bei der Registrierung Fehler gemacht werden (z. B. bei ausgefüllten Messungen), können diese berichtigt werden. Allerdings nur unter Angabe von:

• Grund für die Änderung;
• Von wem;
• Datum und Uhrzeit;
• Initialen. 

Verantwortliche Personen / Zuständigkeiten:

Qualitätsmanagement:

• Beherrscht die verschiedenen Dokumente und stellt sicher, dass die im Qualitätshandbuch verwendeten Dokumente auf dem neuesten Stand und korrekt sind.
• Ist verantwortlich für die jährliche Aktualisierung des Handbuchs. 
• Ist verantwortlich für die Bewertung der beantragten Änderungen und deren Umsetzung. 

Validierung Zweck:

Validierung bedeutet, dass die Anwendbarkeit im Voraus beurteilt wird. Es wird auch geprüft, ob sich daraus Konsequenzen für das Management der Lebensmittelsicherheit ergeben. 

Beispiele für Validierung:

• Gefahrenstudie;
• Fließschema;
• Neue Normen, Änderungen der GFSI-Normen;
• Neue Maschinen / Geräte / Systeme;
• Neue Arbeitsmethoden/Rezepte;
• Änderung von Reinigungsobjekten;
• Neue Anforderungen;
• Verpackungen und Maschinen (z.B. Migration im Produkt);
• Verifizierung und Rückrufverfolgung;
• Neue Linienführung;
• Neue Produkte;
• Neue Rohstoffe, Änderungen beim Lieferanten oder Wechsel des Lieferanten;
• Änderungen in der Verwendung durch den Käufer oder Verbraucher;
• Änderungen der Lager- oder Transportbedingungen in der Lieferkette;
• Renovierung, neue Materialien;
• Entwicklung des technologischen Wissens in Bezug auf Verfahren oder Produkte;
• Entwicklungen in der Gesetzgebung (im Land der Produktion und des Verkaufs);
• Neue Risiken durch Informationen über Rückrufe, Betrug, Produktauthentizität, Produktschutz. 

Wenn die Zubereitungsmethode des Produkts für die Produktsicherheit wesentlich ist, wie z. B. das Erhitzen, dann wird die Anweisung vollständig validiert, um sicherzustellen, dass ein sicheres und verzehrfertiges Produkt hergestellt wird. 

Bei der Validierung zu bewerten

• Ob mögliche Gefahren entstehen können;
• Ob die Anwendbarkeit korrekt ist;
• Welche Verbesserung erreicht wird;
• Ob die Maschinen die Produktanforderungen erfüllen können;
• Sind die Anforderungen erfüllt;
• Sind alle notwendigen Spezifikationen vorhanden.

Neue Verfahren werden erst dann in Betrieb genommen, wenn sie validiert worden sind. Das Validierungsteam hat die Entscheidungsbefugnis in dieser Angelegenheit. Erfolgt keine Freigabe durch das Validierungsteam, wird die Änderung nicht umgesetzt. 

Validierungsteam

Die Validierung wird vom Validierungsteam durchgeführt. Mitglieder des HACCP-Teams können Teil des Validierungsteams sein. Das Validierungsteam ist so zusammengesetzt, dass alle erforderlichen Disziplinen anwesend sind, damit eine korrekte Bewertung vorgenommen werden kann. Jede Validierung wird schriftlich festgehalten. 

Änderungen im Personalbestand

Zweck:

• Bewältigung von unvorhergesehenen Produktionsspitzen. 
• Sammeln von Fachwissen.
• Wechsel des Personals durch Beförderung, Entlassung oder Ersatz.
• Aufstockung des Personals aufgrund von Wachstum. 

Ergebnis:

• Festlegen von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Information über die im Unternehmen geltende Hygiene-, Personalhygiene- und Qualitätspolitik.
• Durchführung von Schulungen zur Lebensmittelsicherheit oder CCP / OPRP-Schulungen, falls zutreffend. 
• Mitteilung der Ziele (falls für die Stelle zutreffend).
• Legen Sie die Anzahl und den Umfang der Schulungen fest
• Wer wird neue Mitarbeiter schulen.
• Legen Sie sowohl die feste als auch die variable Vergütung fest.
• Kauf von Arbeitskleidung oder PSA (persönliche Schutzausrüstung).

Änderungen bei den Ressourcen Zweck:

• Ersetzen einer kaputten Maschine.
• Erweiterung des Maschinenparks aufgrund der notwendigen Steigerung der Produktionskapazität.
• Kauf einer Maschine für Hilfspersonal. 

Ergebnis:

• Entspricht die Maschine den gesetzlichen Sicherheitsvorschriften in Bezug auf die Konstruktion.
• Entspricht die Maschine den gesetzlichen Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit?
• Wurde die Maschine einer Validierung unterzogen?
• Wer kontrolliert die Maschine?
• Wer reinigt die Maschine.