Is er meer informatie over management reviews?

Management review

Jaarlijks wordt het kwaliteitsmanagement beoordeeld. In de management review wordt stilgestaan bij het voedselveiligheidssyteem en de mogelijke verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd. Dit tegen de juiste investeringen. Het verificatieverslag is de input voor het management review. Naast de verificatieprocedure dienen in de management review de volgende aspecten naar voren te komen:

Algemene zaken

Er wordt een overzicht gegeven van het afgelopen jaar. Wat hebben we bereikt, waar lagen onze kansen en de valkuilen. En natuurlijk wat wij in de toekomst (op hoofdlijnen) willen bereiken als bedrijf. Wat is er bereikt met betrekking tot duurzaamheid en het ethiek beleid.

Doelstellingen

De doelstellingen van het afgelopen jaar worden besproken en beoordeeld.

Afspraken en verbeteringen vorig jaar

De gemaakte afspraken en mogelijke verbeteringen die in de vorige management review naar voren zijn gekomen worden beoordeeld. Indien gemaakte afspraken niet zijn uitgevoerd of doelstellingen niet zijn behaald, dan wordt een reden aangegeven of oorzaakanalyse uitgevoerd. Hiermee wordt rekening gehouden bij het vaststellen van verbeterpunten en het opstellen van nieuwe afspraken en doelstellingen.

Verificatie en audits

De verificatie en interne en externe audits worden besproken. Punten uit de verificatie en de audits die extra aandacht nodig hebben worden opgenomen in dit verslag.

Gevarenstudie en het basisvoorwaardenprogramma

De wijzigingen in de gevarenstudie worden besproken. Ook wordt het basisvoorwaardenprogramma beoordeeld. Toekomstige wijzigingen in de gevarenstudie worden besproken en vastgelegd. De effectiviteit van het HACCP plan, Food defence plan en productauthenciteit wordt beoordeeld.

Incidenten en uitgevoerde recalls

Er wordt bepaald of er in het afgelopen jaar recalls noodzakelijk zijn geweest. Dit geldt voor recalls met en zonder een meldingsplicht.

Machines, gereedschap en gebouwen

Welke investeringen hebben er plaatsgevonden. Welke investeringen zullen in de komende jaren gaan plaatsvinden. Zijn er problemen geweest

Validatie (proces, product, personeel, productiemiddelen)

Aan de hand van de investeringenlijst wordt bepaald of alle noodzakelijke validaties hebben plaatsgevonden. Ook wordt er gekeken of de investeringen hun beoogde doel hebben gehaald.

Klantencommunicatie

Zijn alle mogelijke productafwijkingen of gevaren aan klanten gecommuniceerd. Het gaat hierbij om producten die geleverd zijn aan de klanten. Klachten van klanten en feedback van klanten.

Omgeving

Er wordt bepaald of de omgeving een negatieve invloed heeft gehad op onze activiteiten. Hierbij wordt gekeken naar gevaren maar ook naar overlast door bijvoorbeeld geluid en trillingen. Daarnaast wordt bepaald of er in de toekomst mogelijke wijzigingen zijn.

Transport

Zijn er problemen geweest met transport? Vindt het transport volgens gemaakte afspraken plaats? Wat wordt er gedaan aan milieu verbeteringen?

Onderhoud

Heeft er grootschalig onderhoud moeten plaatsvinden? Staat er groot onderhoud gepland?Heeft onderhoud geleid tot onveilige situaties?

Personeels (voorzieningen)

Is er voldoende personeel om de gewenste kwaliteit en veiligheid te kunnen leveren? Zijn de personeelsvoorzieningen voldoende? Is de kennis voldoende van het personeel? Staan er opleidingen of trainingen gepland?

Ontwerp en veiligheid op de werkplek

Hebben er zich in het afgelopen jaar ongevallen voorgedaan? Zijn er onveilige situaties voorgekomen? Zijn er “bijna” ongevallen voorgekomen? Is er een ARBO keuring geweest? Zo ja, wat zijn de bevindingen?

Externe invloeden

Welke externe invloeden hebben een rol gespeeld? Hierbij moet gedacht worden aan een financiële crisis, leveringsproblemen, leveranciers failliet, etc.

Klanttevredenheid

Zijn de klanten tevreden over de geleverde diensten en producten? Als input kan gebruikt worden gemaakt van verloren relaties, omzetstijging bij bestaande klanten, klachten en leveringsfouten, bezoekverslagen of contactmomenten.

Interne en externe communicatie

Is het kwaliteitssysteem gecommuniceerd? Zijn alle doelstellingen bekend? Hoe heeft de communicatie plaatsgevonden met het personeel? Hoe verloopt de communicatie met externen?

Allergenen

Hebben er zich problemen voorgedaan met allergenen? Dit kan intern zijn maar ook vanuit de klachten. Worden alle allergenen beheerst in praktijk? Zijn er nieuwe allergenen bijgekomen?

Etikettering

Hebben er zich problemen voorgedaan met etiketten? Voor de beoordeling moeten interne gegevens en klachten geraadpleegd worden. Voldoen alle etiketten aan de wetgeving en klanteisen? Kloppen de ingrediënten, afbeeldingen en naamgevingen?

Wijzigingen die invloed hebben op de voedselveiligheid

Zijn er wijzigingen geweest in processen, producten, materialen of machines die invloed hebben gehad op de voedselveiligheid?

Doelstellingen komende jaren

De verificatie en de management review geven input voor het opstellen van doelstellingen op het gebied van food safety en kwaliteit. Ook de reeds geplande bedrijfsbrede doelstellingen worden in het verslag opgenomen. Zoveel mogelijk worden de doelstellingen gekoppeld aan afdelingen.

Naar aanleiding van het management review

• Kunnen nieuwe doelstellingen opgesteld worden.
• Dient het beleid indien nodig aangepast te worden.
• Kunnen verbeteringen doorgevoerd worden die investeringen vragen.
• Kunnen algemene verbeteringen worden doorgevoerd.

Van het management review wordt een verslag opgesteld door de kwaliteitsdienst. Dit verslag wordt ter goedkeuring ondertekend door het management team.
Alle relevante aspecten van het management review worden gecommuniceerd naar de stafmedewerkers via overleg.

Bijlage

Daar waar relevant worden jaarlijks de volgende punten opgenomen in de management review:

• Wetenschappelijke en technische ontwikkelingen;
• Branchegerelateerde codes;
• Nieuwe risico’s volgende uit informatie omtrent recalls, authenticiteit van grondstoffen, food defense;
• Relevante wetgeving (zowel productie als land van verkoop);
• Wijzigingen in normen (GFSI).